Автоматизация процесов в бизнесе: виды, системы организации
Если раньше для процветания бизнеса собственнику достаточно было произвести продукт и просто ожидать прибыли, то сейчас такая “схема” – попросту не работает.
В нынешние времена предпринимателям приходиться адаптировать: под меняющиеся конъюнктуры рынка, под высокие скорости при принятии решений, под форматом работы в режиме многозадачности, под необходимостью снижать риски и сокращать ресурсы на функционирование компании.
Всё это возможно только при переходе к комплексной автоматизации бизнес-процессов. Автоматизация организации бизнеса – это настоящий must have для большинство собственников. Ведь ее инструменты позволяют экономить драгоценные ресурсы для стратегического планирования организации, повышают эффективность работы предприятия и дают конкурентное преимущество на рынке.
Для тех, кто еще не начал внедрять инструменты, и не до конца понимает, зачем нужна автоматизация бизнеса, расскажем более подробно в этой статье.
Что такое автоматизация бизнес‑процессов и для чего она нужна
Автоматизация процессов — неотъемлемая часть оптимизации. Когда задаются вопросом, зачем нужна автоматизация бизнеса, то на ум приходит самый емкий ответ – чтобы сэкономить драгоценное время на рутине и направить его на более важные дела и задачи. В конечном итоге рутинные задачи выполняются быстрее, продуктивнее и эффективнее.
Понятный пример автоматизированного бизнес-процесса – это конвейер. Человеку нет необходимости отдавать распоряжение, чтобы сотрудник начал сборки изделия. Результаты выполнения предыдущего этапа буквально подъезжают к работникам на ленте. Человеку не нужно ручное управление. Он лишь следит за процессом, контролирует ходом, чтобы свести вероятности сбоев и ошибок в нулю.
Другой простой пример – продажи на электронных площадках. У сотрудников – большой перечень рутинных задач, связанных с обзвонов клиентов, контролем поступления оплаты, проверкой товара на складе, печатью этикеткой, упаковкой заказа. И с помощью системы автоматизации бизнеса можно свести число этих операций к минимуму.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать
Поручить алгоритмам можно большое число рабочих бизнес-процессов. Какие существуют виды автоматизации бизнес-процессов:
- Продажи и клиентский сервис
При управлении продажами можно автоматизировать бизнес-процессы по сбору и хранению данных о клиентах, автоматической рассылке персонализированных писем и уведомлений, подбору рекомендаций и персонализированных предложений.
- Маркетинг
Обычно организации автоматизируют e-mail-рассылку, управление маркетинговыми и PR-кампаниями, анализ эффективности рекламных источников. Это позволяет оптимизировать маркетинговую стратегию и повысить эффективность продвижения.
- Управление персоналом
С помощью системы автоматизации бизнеса можно упрощать задачами, связанными с управлением персоналом. Например, вести документальную составляющую найма персонала и увольнения, вести учет рабочего времени, осуществлять обучение и развитие персонала, производить подсчет мотивации и оплаты труда. Здесь стоит упомянуть и еще об одной системе автоматизации бизнеса, используемой для управления персоналом, — система контроля доступа и учета рабочего времени, или СКУД. Такой софт позволяет автоматизировать процессы, связанные с контролем доступа сотрудников в здание или на территорию организации. Это нужно для контроля перемещений, а также для учета отработанных рабочих часов.
- Производство и снабжение
Можно автоматизировать: управление производственными процессами и оборудованием, складские запасы и поставки, выстраивание отношений с подрядчиками и систему логистики, мониторинг качества продукции и проверку совместимости эксплуатируемой техники.
- Финансы
Бухгалтерские операции, налоговый учет, финансовое планирование, обработка платежей, управление банковскими счетами, учет расходов и доходов, расчет заработной платы сотрудников компании — все эти процессы могут быть автоматизированы.
Что дает автоматизация бизнесу?
Разберем, какие можно решить задачи при автоматизации бизнеса:
– Сокращение времени для выполнения задач
Упорядочить и ускорить бизнес-процессы – одна из задач автоматизации бизнеса. Можно делегировать программе огромный перечень задач, которые без автоматизации выполняются вручную и отнимают львиную долю драгоценного времени. “Шестеренки” организации крутятся быстрее, сделки – закрываются быстрее и чаще, новые продукции – разрабатываются оперативнее, клиенты обслуживаются – качественнее. Выходит, что у человека освобождается больше рабочего времени, которое можно направить на выполнение иных важных задач.
– Повышение качества товаров и услуг
Риск ошибок по вине человеческого фактора сводится к нулю. Все работы стандартизированы. Системы автоматизации бизнеса выявляют проблемы, позволяя руководителям принимать управленческие решения для оптимизации работы фирмы.
– Оптимизация расходов
Благодаря системам автоматизации бизнеса можно существенно сокращать финансовые затраты на оплату труда, управление складом, бухгалтерию и обработку данных. Они позволяют ускорять бизнес-процессы, закрывать сделки чаще и быстрее. Всё это приводит к росту прибыли организации.
– Повышение эффективности маркетинга
Умные программные обеспечения анализируют данные о потребителях и отслеживают их поведение на каждом этапе процесса продаж. На основе информации сервисы генерируют и рассылают клиентам персонализированные предложения, которые основаны на интересах и запросах пользователей. С помощью системы автоматизации бизнеса можно выявлять слабые зоны и точки роста, куда направить усилия, на чем сфокусировать при планировании стратегии маркетинга, чтобы в конечном итоге обеспечить рост конверсии.
– Повышение оперативности при сборе и анализе данных
Данные о предприятии – ценный ресурс. Владея информацией, можно повысить продуктивность работы, проанализировать рынок, оптимизировать маркетинговую стратегию, принимать взвешенные и корректные управленческие решения на основе точных цифры, выстраивать стратегию развития и масштабирования. Системы автоматизации бизнеса позволяют собирать информации быстрее и качественнее. Ведь делать это вручную – трудоемко и затратно.
– Уменьшение хаоса
Автоматизация бизнес-процессов позволяет “собрать” и упорядочить стихийно разрозненные коммуникации и задачи компании в единую систему. Только в этом случае ею можно управлять, контролировать, выявлять и корректировать ошибки.
– Усиление прозрачности всех процессов в компании
Зачем нужна автоматизация бизнеса? – Для того, чтобы повысить прозрачность и технологичность процессов в компании. Так, для сотрудников автоматизация позволяет эффективно работать с клиентами и друг с другом в рамках единой инфосистемы, а также сводить конфликтные ситуации между подразделениями к минимуму. Для клиентов – получать качественное обслуживание. Для руководителя – осуществлять контроль, отслеживать результаты работы сотрудников в режиме реального времени, объективно оценивать выполнение KPI, анализировать эффективность маркетинговых кампаний. Выходит, что тотальная прозрачность приводит к увеличению выручки.
Кому нужна автоматизация
Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера и любой нише.
Но прежде чем взяться за автоматизацию бизнес-процессов, нужно, в первую очередь, определить пул тех БП, которые необходимо “поставить на рельсы”. Какая работа отнимает больше всего времени? Какие задачи из ручного управления можно добавить программе?
В малом бизнесе для начала достаточно ограничиться типовыми программными решениями. Нет целесообразности “вваливать” сотни тысяч и тем более миллионы в индивидуальные проекты, написанные специально для компании и ее бизнес-процессов. Ведь почти в каждом софте по автоматизации имеются пробный период и бесплатный тариф с базовыми инструментами. Их вполне достаточно для того, чтобы попробовать, “потыкать”, присмотреться и понять, насколько это ПО способно решить задачи и подходит ли по вашу специфику бизнеса.
Для крупного бизнеса подходит к автоматизации немного иной: на “рельсы” автоматизации ставятся сразу все бизнес-процессы. В итоге получается цельная основательная система. Да, это сравнительно дороже базовых программ, однако существенно влияет на эффективность бизнеса и его масштабирование.
Итак, кому необходима автоматизация организации бизнеса?
– большое количество рутинных процессов;
– крупные объемы данных;
– многоэтапные коммуникации между сотрудниками и с клиентами;
– нарушенные сроки выполнения задач существенно влияют на деятельности предприятия;
– есть большая необходимости в систематизации и стандартизации работы;
– большой пул задач;
– ручное управление компаний.
А для каких компаний задача по автоматизации пока не приоритетна?
– бизнес на стадии запуска;
– сотрудники работают исключительно с постоянными клиентами, и нет цели расширения клиентской базы;
– небольшой оборот фирмы;
– пока нет четко выстроенных и понятных бизнес-процессов, компания находится в состоянии хаоса;
– расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.
Как внедрить систему автоматизацию бизнеса
Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.
Анализ
Сперва необходимо определиться с целью внедрения автоматизации. Зачем она нужна? Какой результат хотите от нее получить?
Для этого нужно бизнес-процессы буквально разложить по полочкам. Нужно разобраться, какие из них существенно тормозят рабочие процессы и развитие бизнеса, негативно сказываются на производительности труда.
Чаще всего автоматизируют повторяющиеся бизнес-процессы: рассылки, коммуникации с клиентами, процесс разработки маркетинговой кампании, найм персонала, совместную работу сотрудников в проекте, анализ результатов, хранение отчетностей, расчет заработной платы, фиксацию проблемы в службе поддержки и пр.
Внедрение
На этапе внедрения происходит непосредственно настройка технологии автоматизации под бизнес-процессы. При внедрении необходимо реализовать определенные задачи. Например, создать детализированный перечень функций, настроить права доступа, обучить пользователей работе в системе.
Интеграция
На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями.
Сопровождение и техподдержка
Важно иметь доступ к техподдержке даже после внедрения системы автоматизации бизнеса., Ее задача заключается в том, чтобы поддерживать бесперебойную работу всех инструментов и интеграций, проводить диагностику и тестирование ошибок, консультировать и оказывать помощь в решении вопросов.
Именно на этом этапе выявляются “узкие места”, которые создают препятствия для нормального функционирования бизнес-процессов. И уже в дальнейшем – они исправляются, решаются, чтобы ничего не мешало эффективной работе бизнеса.
Почему проваливаются проекты автоматизации процессов в бизнесе
Да, бывает и такое… Действительно есть целый ряд обстоятельств, из-за которых проекты автоматизации оказываются провальными: инициируются, а потом ставятся на паузу и вовсе сойти на нет.
Разберем самые распространенные ошибки и проблемы, которые могут встретиться в процессе автоматизации:
- Нехватка ресурсов
Чаще всего мы говорим о нехватке финансов. Почему такое может произойти?
Например, в связи со сменой руководства. У новых управленцев компании сложилось свое видение автоматизации, и они могут посчитать выделенный на нее бюджет излишне большим.
Или, например, это может произойти из-за проседания доходов. Экономическая ситуация нестабильна, и действительно могут произойти непредвиденные обстоятельства, когда заказчик попросту не может выполнить обязательства перед подрядчиком.
Кроме того, помимо нехватки финансов можно сказать и о нехватки других ресурсов. Например, человеческих.
- Нет четкого плана работ
Если проект по автоматизации не разбит на этапы, не указаны дедлайны, нет назначены ответственные, то он превратится в долгострой, который так и не будет доведен до конца.
- Нет понимания, что автоматизировать
Как инвестировать в автоматизацию и провалить этот проект? – Автоматизировать хаос. Если в бизнесе творится неразбериха, и нет даже элементарного понимания выстроенных бизнес-процессов, то деньги с этого проекта фактически “улетят в трубу”.
- Невовлеченность руководства
Бывают такие ситуации, когда выгоды от автоматизации понятны и очевидны определенным сотрудникам компании: руководителю отдела продаж, финансовому директору, IT-директору. Но у них недостаточно полномочий и управленческих ресурсов, чтобы продвинуть проект среди топ-менеджеров. Если собственник или генеральный директор не до конца понимает выгоды, не будет в него вовлечен, то проект будет также обречен.
- Разочарование в проекте
Это распространенная ошибка многих собственников, которые думают, что автоматизация – это некая “волшебная таблетка”. Думают, что всё происходит само собой, происходит быстро и без его участия.
- Саботаж персонала
В большинство компаний подрядчики сталкиваются с явным неодобрением сотрудников. Оно вполне объяснимо: люди годами привыкли “тыкать” в Эксель, в котором всё до боли знакомо и понятно. И если на совещании им сообщают “Теперь вы будете работать по-другому”, то мало кто будет рад. Ведь это определенный стресс: учиться, привыкать к чему-то новому, выходить из зоны комфорта. Поэтому ключевая задача руководства – донести до команды пользу изменений и выгоду, “продать” идею автоматизации сотрудникам. В противном случае, софт так и останется зря установленным на рабочих компьютерах персонала.
Коротко о главном
Автоматизация организации бизнеса – это то, на что рекомендуется акцентировать внимание большинству предпринимателей. Ведь это ключевой фактор для конкурентоспособности бизнеса, для его эффективной работы, для повышения скорость и улучшения качества.
Если раньше автоматизация бизнес-процессов была “по плечу” только крупным компаний, то сейчас это важный инструмент для развития и малых предприятий.
Не игнорируйте современные информационные технологии, а корректно адаптируйте их под запросы и цели вашего бизнеса, ведь только так в нынешние времена компания способна не только выживать, но и расти и масштабироваться.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
