Бизнес-процессы в Битрикс24
Бизнес-процессы – это последовательность действий, которые выполняются с целью достижения определенного результата. Когда эти бизнес-процессы циклично повторяются, их можно автоматизировать. Например, ежедневные задачи по обработки лидов, формирования счетов, подготовки договоров, постановки задач сотрудникам и пр.
Для этого используется CRM-система. Одна из них – Битрикс24.
Рассказываем, как создать бизнес-процессы в Битрикс24, как ими управлять и как настраивать под задачи предприятия.
Автоматизация работы с помощью бизнес-процессов в Битрикс 24
Каждый бизнес-процесс оформляется в карточке. В ней указываются участники, дата запуска, перечень необходимых операций. Все изменения автоматически сохраняются и учитываются.
Пример: бизнес-процесс по оформлению отпуска. Сотрудник сформировал заявление на отпуск, получил визу отдела кадров, далее система автоматически сама перенаправила его в бухгалтерию.
Где находятся бизнес-процессы в Битрикс24? – В соответствующем разделе системе. В нем есть 4 вкладки:
– Задания бизнес-процессов
– Мои процессы
– Процессы в ленте
– Все активные
Можно настраивать, просматривать текущие и завершенные бизнес-процессы.
Задания бизнес-процессов
В разделе отображается перечень бизнес-процессов, нуждающихся в действиях пользователя (например, согласование командировки или отпуска).
Руководитель может посмотреть бизнес-процессы подчиненных с помощью фильтра по имени.
Мои процессы
Раздел предназначен для просмотра запущенных бизнес-процессов.
Чтобы создать новый бизнес-процесс, нужно нажать на кнопку “Запустить процесс”.
Процессы в ленте
В этом разделе представлен список доступных для просмотра бизнес-процессов, которые доступны для корректировки.
Все активные
На странице отображается список запущенных, но незавершенных бизнес-процессов в Битрикс24. Администратору доступны все они для просмотра и удаления “зависших”. Другие сотрудники имеют доступ для просмотра только тех, которые созданы ими.
Создание бизнес-процесса в «Битрикс24» с нуля
В Битрикс24 имеется визуальный конструктор для создания бизнес-процессов с нуля.Создать бизнес-процесс получается нажатием пары кликов.
Команда PinscherCRM публикует инструкцию, как создать бизнес-процесс в Битрикс24:
– Перейдите в раздел «Бизнес-процессы».
– Нажмите на кнопку «Создать новый».
Далее приступайте к настройке нового бизнес-процесса в Битрикс24.
Чтобы это осуществить, нужно иметь ввиду 3 вкладки:
1. Настройки
Укажите базовые параметры процесса: его наименование, описание, сортировку, картинку.
2. Подписи
Укажите названия этапов и разделов бизнес-процесса. Можете редактировать параметры на свое усмотрение.
3. Доступ
Назначьте права для работы с создаваемым процессом.
По завершении настройки бизнес-процесса нажмите “Сохранить” и “Применить”.
Настройка полей бизнес-процессов в Битрикс24
Чтобы настроить поля бизнес-процесса в Битрикс24, необходимо сделать следующее: Выберите нужный бизнес-процесс и нажмите “Действия” → “Настроить поля”.
Чтобы создать новое, нажмите “Добавить поля”.
После заполнения параметров нажмите “Сохранить” и “Применить”.
После завершения всех настроек бизнес-процессы готовы к работе.
Какие преимущества создания бизнес-процессов в Битрикс24
Распространено ошибочное мнение, что задание бизнес-процесса – удел исключительно крупных компаний со сложной разветвленной управленческой структурой.
Но в действительности это не так. Ведь настройка бизнес-процессов в Битрикс24 нужна и малому и среднему бизнесу. В таких предприятиях также используются базовые и индивидуальные процессы, требующие автоматизации.
Если запустить бизнес-процессы в Битрикс24, у руководителя появляется прозрачный контроль за деятельностью персонала в режиме реального времени.
В то же время, для сотрудников автоматизация играет огромную роль: благодаря запущенным бизнес-процессы в Битрикс24 задачи специалистов выполняются быстрее. У них освобождается драгоценное время на выполнение других, более важных задач. Вместо того чтобы вручную оформлять многочисленные счета, договоры, прочие документы, менеджер может налаживать коммуникации с новыми клиентами.
Ну и, наконец, если настроить бизнес-процессы в Битрикс24, то снижается риск ошибок, возникающих из-за воздействия человеческого фактора.
После программирования бизнес-процессов в системе и автоматизации эффект от этого в небольших предприятиях становится заметен быстрее, чем в крупных корпорациях. Процессов у них не так много, поэтому настройка происходит оперативнее. В крупном бизнесе на это уходит больше времени, так как необходимо выстраивать систему под нужды и цели компании.
В любом случае, индивидуальная настройка бизнес-процессов в Битрикс24 необходима тем компаниям, которые желают:
– свести к минимуму ошибки, которые случаются по вине человеческого фактора, особенно при заполнении документов и ведение отчетности в ручном режиме;
– ускорить выполнение стандартных процессов;
– сэкономить время на управление компанией и контроль за сотрудниками;
– сэкономить драгоценное время специалистов на рутинные процессы и направить рабочие часы на решение более важных задач;
– повысить эффективность работы персонала.
Под какие задачи создать бизнес-процессы
Рассмотрим топ самых распространенных бизнес-процессов, которые есть в любой компании вне зависимости от формы бизнеса и ниши деятельности.
Новый сотрудник
Кадровые перестановки проводятся в любой компании, поэтому неплохо этот процесс автоматизировать. Конечная цель процесса – трудоустройство нового сотрудника. Участниками его являются коллеги из разных отделов: непосредственный руководитель отдела, системный администратор, HR-специалист, бухгалтер.
Увольнение
Процесс увольнения происходит не одним днем. Это длительный кропотливый процесс. Ведь от сотрудника требуется подготовка заявления, передача другим сотрудниками, от бухгалтерии – расчет, от HR – формирования документов. В этой цепочке важно ничего не упустить и сделать всё четко и слаженно. Помочь в этом может конструктор бизнес-процессов в Битрикс24.
Заявление на отпуск
Когда работник хочет взять отпуск, то он запускает нужный бизнес-процесс. Так, ставится задача на согласование отпуска для непосредственного руководителя. После получения его “ОК”, задача автоматически уходит в бухгалтерию для начисления отпускных и HR-службе для подготовки документов.
Заявление на отгул и оформление больничных
Подобные заявления также проще запустить через бизнес-процессы в CRM. Ведь иногда бывают ситуации, когда отгул или больничный нужно согласовать с руководителем оперативно, а он может быть не на рабочем месте. Задание бизнес-процесса по отгулу или больничному ускорит согласование, ведь руководитель получит уведомление в любой точке мира и быстро даст обратную связь.
Заявление на командировку
Если в вашей компании командировки – частая практика сотрудников, то вам просто необходимо настроить бизнес-процесс, связанный с оформлением командировки. В этом случае работник должен запустить бизнес-процесс в системе, указать даты, а все ответственные сотрудники из смежных подразделений получат уведомления по оформлению нужных документов, выплаты командировочных и поиску гостиницы.
Ознакомление
Этот бизнес-процесс необходим для того, чтобы ознакомить сотрудников с важными нововведениями компании, внутренними приказами и регламентами. В рамках указанного дедлайна, когда необходимо ознакомиться, будет видно, кто из сотрудников успел посмотреть документ, а кто – проигнорировал.