Электронный документооборот в Битрикс24
Любая компания вне зависимости от ее масштаба осуществляет документооборот. Он предполагает отправку счетов, оформление договоров, прием на работу сотрудников. Этот процесс отнимает уйму драгоценного времени, особенно, когда вся работа ведется в ручном режиме.
Но если документооборот упорядочен и автоматизирован, то это помогает сэкономить время на бумажной рутине, уменьшить бюрократию и снижает риск неправильных ошибок.
Всё это можно реализовать с помощью электронного документооборота в Битрикс24 (ЭДО).
Для чего нужен электронный документооборот в Битрикс24
Когда в организации ежедневно составляются десятки счетов, актов и договоров, то на составление и поиск нужных документов уходят часы. На согласования – недели. И велик риск того, что некоторые важные документы могут затеряться.
Многие проблемы решаются с помощью процессов в ЭДО в Битрикс24.
Какие возможности предоставляет ЭДО:
– В Битрикс24 имеется встроенный онлайн-редактор, который позволяет формировать, редактировать и сохранять документы в популярных форматах.
– Есть возможность загружать в электронный документооборот шаблоны документов. Это особенно ценно, когда ежедневно приходится формироваться десятки счетов, договоров, коммерческих предложений. Достаточно загрузить шаблон в Битрикс24, и система сама автоматически будет “подцеплять” данные из CRM. Вам останется только выбрать из списка шаблонов подходящий, и сразу вы получите готовый документ, готовый для отправки клиенту.
– Можно вести полноценный архив документов, тем самым переложив задачу по делопроизводству на Битрикс24. Программа сама зафиксирует входящие файлы, распределит их в нужные папки, оповестит сотрудников и даст им права доступа (загружать, изменять, удалять). Битрикс24 также будет отслеживать историю изменений каждого документа.
– С помощью функции поиска можно найти нужный счет или контрагента: это избавляет от необходимости рыться в бесконечных папках и стопках бумаг.
– Можно организовать простой и понятный процесс согласования документов. Благодаря бизнес-процессам в Битрикс24 нет необходимости ходить по кабинетам, согласовывать и утверждать документы. Всё это делается парой кликов в системе. Битрикс24 позволяет контролировать каждый этап жизненного цикла договора или письма. Достаточно загрузить нужный файл в систему, и она сама “двигает” его по цепочке согласования. В случае недопониманий и замечаний, инициатор получит уведомление. Всем участникам доступна информация о том, где находится документ. какой статус и какая работа над ним осуществляется.
– В ЭДО в Битрикс24 доступна возможность подписывать документы прямо в системе, чтобы избавляет от рутины с бумагами.
– Можно редактировать документы одновременно с коллегами. Битрикс24 фиксирует каждое изменение файла, а также легко вернуться к предыдущей версии. Так снижается вероятность потери информации и повышается оперативность работы.
Какие задачи позволяет выполнять электронный документооборот
Возможностями ЭДО в Битрикс24 можно осуществлять:
– Согласование договоров и счетов
Пожалуй, одна из самых распространенных задач в коммерческих компаниях. Отличаются только в числе участников процесса и уровне сложности. Если это осуществляется в компании в ручном режиме, то на согласование сложного договора может уйти недели. В случае с внедрением электронного документооборота – вплоть до нескольких часов.
– Согласование маркетингового бюджета и рекламной кампании
В этом процессе задействуются подразделения маркетинга, HR-службы, финансового отдела. Аналогичным образом это без внедрения ЭДО может заниматься несколько недель.
– Согласование крупных рабочих проектов
Если в крупной компании сильно действует разветвленная организационная структура, процесс принятия решений затягивается на месяцы. С Битрикс24 процедура значительно ускоряется, вплоть до нескольких дней.
– Учет служебных записок
Этот процесс характерен для крупных организаций, где ключевой канал коммуникаций – это внутренняя переписка. Система Битрикс24 позволяет эту практику заменить на более быстрые процедуры.
Заключение
Если в вашей компании действует документооборот, который нуждается в наведении порядка и системной хранении, то не стоит откладывать этот вопрос в долгий ящик.
Хочется избавиться от рутины, избавиться от беспорядка в документах и свести ошибки по вине человеческого фактора к нулю? Бизнес-аналитики команды PinscherCRM помогут разобраться в запутанном клубке бизнес-процессов и выстроить четкую и корректную систему документооборота в вашей компании.
Обращайтесь к сертифицированному интегратору PinscherCRM!
Хотите прокачать свою CRM-систему и увеличить продажи минимум на 20-30%?
Если да, то приглашаем вас на бесплатную онлайн-экскурсию. На реальном примере покажем, как автоматизировать продажи и производство, чтобы CRM помогала менеджерам продавать, а собственникам – получать аналитику, которая поможет принимать быстрые управленческие решения.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
