Календарь Битрикс24
При сильной загруженности сотрудника, при большом числе встреч и задач, вероятность что-то напутать – большая.
Чтобы выработать четкий график дел и событий имеется полезный инструмент – календарь в Битрикс24. В нем удобно ставить задачи и планировать личные и рабочие события.
Расскажем возможности календаря в Битрикс24, как с ним работать, фиксируя события, а также синхронизировать инструмент со сторонними сервисами.
Преимущества календаря Битрикс24
В чем плюсы календаря:
– Простой в использовании: при первом знакомстве он напоминает традиционный и привычный всем календарь, для работы с которым не нужно иметь специфические навыки. Хотя внешне “простой” в реальности его функционал – значительно шире стандартного календаря;
– Позволяет полностью исключить человеческий фактор при выстраивании взаимодействия сотрудника с коллегами и клиентами. Если не забывать вносить запланированные задачи, встречи и звонки в систему, Битрикс24 напомнит об этом. Не нужно держать массу информации в голове, боясь что-то забыть или упустить: за человека это делает умная программа;
– Позволяет избегать лишних договоренностей с коллегами по согласованию совместных встреч. Не нужно звонить, уточнять, договариваться. Ведь в открытом доступе расписание не только свое, но и расписание коллег. Поэтому видна загрузка и наличие свободного времени;
– Экономит время руководителя на оповещение сотрудников о запланированном совещании. Нет необходимо всех созывать и уведомлять о том, что скоро будет собрание. Достаточно просто поставить дату в календаре, и оповещение автоматически отразится у сотрудников всего отдела;
– С его помощью можно отслеживать нахождение сотрудников на рабочем месте.
Возможности календаря Битрикс24
Что может этот инструмент:
1. Синхронизация с календарем от Google и Outlook, синхронизация с Android, iPhone, iPad.
Работать с календарем Битрикс24 можно как с компьютера, так и со смартфона и планшета. Достаточно просто выполнить синхронизацию со своим календарем, и тогда каждое событие календаря будет отображаться на портале Битрикс24 и в другой подключенной системе.
2. Закрепление всех событий из CRM
Отображаются все события, задачи и встречи, проставленные в Живой ленте, Чате и звонках, Задачах и Проектах, а также CRM (звонки и встречи с клиентами).
3. Возможность отслеживания рабочего графика сотрудников организации
С помощью этого функционала руководитель компании следит за выходными, отпусками и количеством рабочих часов персонал. Это удобно для ведения и планирования проектной деятельности организации.
4. Планирование мероприятий, встреч и совещаний
В календаре Битрикс24 есть возможность создавать целые мероприятия. Для этого нужно указывать информацию о переговорных комнатах, времени проведения, участниках. Кроме того, здесь же указывается ответственное лицо за запланированное мероприятие. Напоминание о событии календаря будет приходить людям, которые непосредственно принимают в нём участие.
5. Работа с задачами
В календаре компании есть возможность ставить различные задачи, а также наблюдать за поставленными задачами любого сотрудника по отдельности или сразу же за целой группой работников. Руководитель оперативно следит за эффективностью работы команды и грамотно распределяет их рабочее время.
Настройка календаря Битрикс24
У вас есть возможность работать и с вашим персональным календарем, и с календарем компании. В нем можно формировать события и мероприятия для всех сотрудников фирмы.
Для перехода к настройкам нужно нажать на шестеренку в правом верхнем углу окна “Календарь”.
Персональные настройки:
– Часовой пояс, чтобы не ошибиться со временем назначенных событий. Особое значение эта настройка имеет в тех случаях, если ваша организация сотрудничает с партнерами из других стран и городов с иным часовым поясом.
– Календарь для приглашений – в какой из календарей добавлять события, в которых вас пригласят принять участие коллеги по работе.
– Календарь CRM – в какой календарь заносить ваши звонки и встречи.
Также у вас есть возможность создавать новые календари. Эта опция особенно полезна, когда у сотрудника – большой “перегруз” от обилия встреч, задач, мероприятий. Раскидав события по разным календарям, удобно всё держать под контролем. Риск запутаться – минимален.
– “Показывать события, в которых вы отказались принять участие”: даже если вы отказались от участия в том или ином событии, в системе все они будут фиксироваться. Вы всегда можете изменить свое решение и посетить мероприятие.
– “Отображать задачи” и “Отображать завершенные задачи”: вы вправе отключить эти опции, если не хотите работать с задачами через календарь.
– “Запрещать приглашать в события, если время занято”. Настройка позволяет наложить запрет для коллег отправлять приглашения на мероприятия, если на предлагаемую дату у вас запланированы дела. Таким образом, не возникнет ситуация, что одновременно два и более события наложатся по времени.
– “Показывать номера недель” – каждой неделе присваивается порядковый номер в году, что особо важно для компаний, выстраивающих долгосрочное планирование.
– E-mail для отправки почтовых приглашений – приглашайте партнеров и клиентов на встречи по указанной электронной почте.
Заключение
Календарь в Битрикс24 — это простой в использовании, но при этом полезный и функциональный инструмент. Благодаря использованию календары удобно управлять временем, экономить время на поиск необходимой информации, не пропускать ни одного события, успевать готовиться ко встречам и улучшать эффективность работы.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
