Преимущества удаленной работы и как ее организовать
Сегодня всё чаще в разных нишах крупного и малого бизнеса практикуется перевод сотрудников на удаленный формат работы. Причем это касается людей разных профессий – от IT-специалистов до копирайтеров.
Зачастую перевод персонала на удаленку – вынужденная мера, а не вопрос личных предпочтений. И здесь очень важно пройти это “испытание” дистанционной работой – достойно, ведь такой формат имеет свою специфику. Существуют плюсы и минусы удаленной работы для работодателя и для сотрудника.
Как организовать удаленную работу так, чтобы всё происходило продуктивно для работника и максимально прозрачно – для руководителя?
Эксперты PinscherCRM проанализировали преимущества и недостатки удаленной работы, обозначили “подводные камни” для обеих сторон, а также собрали несколько полезных рекомендаций о том, как бизнесу перейти на дистанционку и обеспечить непрерывность бизнес-процессов.
Преимущества удаленной работы
Плюсы удаленной работы для сотрудника
Что греха таить, большинству сотрудников нравится работать дистанционно. И это неспроста – достаточно увидеть плюсы удаленной работы по сравнению с офисной:
– Экономия времени
Далеко не всегда рабочий офис находятся в пешей доступности от дома. И сотрудник вынужден рано вставать, готовиться, ехать до места работы. А в крупных городах дорога может заниматься до 2-х часов в каждую сторону. Что в итоге? – Человек устает, эмоционально выгорает, а никакая зарплата не компенсирует эти неудобства.
Работая на удаленке, сотрудник не тратит драгоценное время на дорогу до офиса и в перерывах между задачами может уделить пару часов на поход в спортзал, занятие с ребенком, поход в магазин.
– Нет территориальных ограничений
Человеку совсем не важно, из какой точки мира работать. Ведь “в обнимку” с ноутбуком можно даже путешествовать и выполнять задачи, сидя на пляже за тысячи километров от офиса.
– Создание спокойной обстановки
Работать из дома – это значит работать в комфортных условиях, когда сотрудника окружает всё то, что ему нравится и знакомо: любимое мягкое кресло, любимая кружка, любимая музыка на фоне. В офисе такой обстановки добиться невозможно, ведь там – люди, посторонний шум, отвлекающие факторы: всё то, что мешает продуктивной работе.
– Экономия на транспорте и питании
Существенный плюс удалённой работы: сотруднику не нужно тратиться на проезд в общественном транспорте или на бензин на своем авто. А еще он экономит на утреннем походе в кофейню за порцией бодрящего эспрессо и походе на бизнес-ланч.
Плюсы удаленной работы для работодателя
Бизнес тоже получает существенные плюсы от дистанционной работы, ведь сотрудники на удаленке:
– Отличаются большей продуктивностью – они не опаздывают в офис, не отпрашиваются раньше, не отвлекаются на перекуры с коллегами, а еще реже уходят на больничные;
– Стоят дешевле – не нужно организовывать рабочие места с мебелью и оргтехникой, тратиться на электроэнергию, связь, клининг офиса, покупку канцтоваров;
– Ощущают себя более счастливыми – они не “убивают” время на поездку до офиса, не проводят драгоценные часы в пробках, не подвергаются стрессам и конфликтным ситуациям в коллективе;
– Охотнее соглашаются на вакантные предложения – сотрудника на удаленку проще найти и пригласить на вакантную позицию, т.к. кандидат может находиться абсолютно в любом регионе.
Недостатки удаленной работы
Минусы удаленной работы для сотрудника
Удалёнка — удобный и для кого-то идеальный формат работы, но и у него есть недостатки:
– Трудно организовать самоконтроль
Далеко не каждый человек обладает навыками самоуправления и контроля. Ему может быть сложно распланировать свою нагрузку, особенно без контроля руководителя: он начинает теряться, не знает, на чем фокусировать свое внимание и как правильно расставить приоритезацию задач.
– Ненормированный график
Этот минус удаленной работы тесно связан с предыдущим: порой людям сложно выстроить распорядок дня. В итоге они меньше успевают в течении дня, отвлекаются на бытовые хлопоты, а потом наверстывают упущенное ночами и в выходные дни.
– Нехватка общения
Это является настоящей “болью” для коммуникабельных и активных людей. Они остро ощущают недостаток общества и коммуникаций. И всегда ищут повод, чтобы “выпорхнуть из клетки” на свободу и вернуться к социуму, в режим офисной работы.
– Нет необходимого технического оснащения
Возникают ситуации, когда помимо наличия компьютера и телефона, сотруднику может понадобиться другая офисная техника и другая профессиональная аппаратура и техника.
– Много отвлекающих факторов
Маленькая квартира, большая семья, наличие маленьких детей, шумные соседи, ремонтные работы или стройка за окном: так много нюансов, которые могут отвлекать от работы и мешают сконцентрироваться.
Минусы удаленной работы для работодателя
Удаленка – это не всегда плюсы для работодателя, ведь в этом формате работе кроются и свои “подводные камни”:
– Проблемы безопасности
Зачастую “удаленщики”, которые засиделись дома, стараются менять места дислокации и работать вне жилища. Они запросто могут “засесть” в уютном кафе и работать по незащищенной сети Wi-Fi. В этом случае есть риск утечки корпоративной информации из-за недостаточной безопасности интернета. Поэтому задача работодателя – предоставить VPN и безопасные точки доступа Wi-Fi членам команды, которые используют конфиденциальные данные организации.
– Субъективный фактор при найме сотрудников
Если организация нанимает сотрудников на дистанционный формат работы, у HR-службы компании нет возможности увидеться лично с кандидатом и пообщаться с глазу на глаз. Все коммуникации осуществляются оффлайн. А, оценивая компетенции и качества кандидата на расстоянии, всегда есть вероятность ошибиться в выборе. Ведь личное общение – всегда более объективно и показательно.
– Сложности в контроле
Безусловно, когда подчиненные находятся в поле зрения руководителя, в его арсенале имеется больше инструментов для контроля. Как минимум, он имеет возможность лично подойти к сотруднику, обо всем оперативно спросить и даже заглянуть в монитор компьютера. С сотрудниками на удаленке – всё иначе. Нужно использовать эффективные методики для управления и контроля, постоянно держать руку на пульсе, проверять качество и объем выполняемой работы, соблюдать дедлайны, следование регламентам и правилам организации.
Как организовать удаленную работу и обойтись без офиса: рекомендации для работодателей и сотрудников
1. Выстраиваем коммуникации
Могут возникать такие ситуации, когда один сотрудник передает другому информацию по электронной почте, а тот – редко ее открывает. В итоге важные письма могут попросту затеряться среди горы “спама”, а рабочий процесс – встать на неопределенное время. Или другой пример: новый сотрудник проходит адаптацию, ему нужно быстро вникнуть в рабочий процесс и уточнить ряд нюансов по своим задачам, а по почте коллеги отвечает медленно, долго, неохотно.
Отсутствие живого общения – существенный минус удаленной работы. Причем не только с психологической точки зрения для сотрудника, но и с позиции эффективности рабочего процесса для работодателя.
В качестве альтернативы нужно использовать формат онлайн-коммуникаций. Он позволяет меньше отвлекаться на посторонние дела, а также обсуждать рабочие вопросы оперативно, особенно если их обсуждения заранее запланированы.
Для этого отлично подойдут мессенджеры, например, Телеграм или Вотсап. Так коммуникации будут быстрее и удобнее, чем по электронке. А еще сохраняется вся история переписок, что особо ценно, если нужно “освежить память” и вспомнить все договоренности.
2. Планируем рабочие задачи
Могут возникать ситуации, когда руководителю нужно срочно дать поручение сотруднику. А если тот, работая на удаленке, на час отбежал в магазин и находится без доступа к компьютеру, то задача будет попросту провалена.
Или возникают другие ситуации, которые имеют место быть в отделах продаж. Менеджерам очень важно максимально оперативно реагировать на запросы от потенциальных клиентов. В том случае, если его обращение не будет рассмотрено в ближайшее время, клиент попросту уйдет к конкуренту. Цена ошибки менеджера может быть слишком велика и обойтись компании сотнями тысяч и даже миллионами “слитой” выручки.
Поэтому в удаленной работе важно грамотное планирование. Это позволит избежать срывов и форс-мажоров, когда придется буквально “тушить пожары” и “разгребать завалы”.
Каждый сотрудник должен знать свои задачи и понимать сроки их выполнения.
Совместное планирование задач можно осуществлять в:
– Google Календаре — подходит, чтобы указывать сроки исполнения проектов и устанавливать уведомления с напоминаниями;
– Trello — позволяет систематизировать задачи, обсуждения и идеи на единой доске;
– Pyrus — позволяет общаться, составлять перечни задач, загружать файлы, интегрироваться с хранилищем;
– Битрикс24 — корпоративные портал для ведения совместных проектов, установления сроков исполнения задач, обмена файлами, календаря, формирования рабочих групп и пр.
3. Обеспечиваем возможность совместной работы
Если сотрудники работают в разных городах, но вместе работают над общим проектом, то никак это невозможно, чтобы они сели за одним столом и, например, вносили правки в один документ.
Как бы безукоризненно ни были распланированы задачи, возникают ситуация, когда коллегам необходимо ветси общий проект в режиме реального времени.
Для этого также существует ряд онлайн-решений. Например:
– Google Документы — сервис подходит для совместной работы над текстами, таблицами, презентациями; текстовыми документами, таблицами, презентациями;
– Miro — интерактивная доска для совместной работы над схемами и мудбордами, подходит для проведения мозговых штурмов с коллегами;
Figma — онлайн-сервис для дизайнеров, позволяющий вместе работать над прототипами и интерфейсами.
4. Обеспечиваем хранение документов
Нередко руководители сталкиваются с тем, что после увольнения сотрудник уносит с собой информацию, которая содержит корпоративную информацию или даже коммерческую тайну. Особенно часто такое случается с менеджерами отделов продаж: их текучка достаточна высока, и они запросто могут скопировать самый ценный актив компании – клиентскую базу.
Чтобы не допускать подобного, нужно создавать условия для корректного хранения документов компании и доступности информации в любое время.
Для этого можно использовать, например, Google Диск, Облако Mail.ru, Яндекс.Диск, Dropbox.
Что особо ценно, в облачных хранилищах можно настроить уровни доступа, от возможности только просмотра до возможности редактирования, копирования и удаления.
5. Внедряем контроль
В удаленной работе очень важен контроль. Но совсем не обязательно отслеживать каждое действие сотрудника в режиме реального времени. Вполне достаточно устанавливать дедлайны к каждой задаче и смотреть за их соблюдением.
Для эффективного управления и контроля за сотрудниками на дистанционке можно разбивать крупные проектные работы на небольшие подзадачи с установленными сроками их выполнения. Введите ежедневные планерки, чтобы понимать загрузку сотрудников и анализировать качество выполнения или невыполнение поручений.
Одна из удобных систем контроля удаленной работы — таск-трекер. Он позволяет хранить поручения, назначать исполнителей задачи, вести списки дел, отслеживать своевременность исполнения. Система автоматически аккумулирует данные и наглядно демонстрирует, сколько сотрудник тратит времени на выполнение задачи, сколько из них завершено, сколько – просрочены или в статусе “в работе”. Руководитель имеет возможность сделать выборку за нужный ему период времени. Таким образом, появляется прозрачная аналитика по эффективности удаленных сотрудников: кто из них продуктивно работает, а кто – отвлекается на посторонние дела.
Кроме того, активно используйте инструмент видеоконференций, например через zoom. На них можно обсуждать текущие проекты, обменивать рабочими идеями и предложениями, собирать обратную связь по возникающим проблемам.
6. Поддерживаем корпоративные ценности и обучаем
Если в компанию приходит новый сотрудник в офис, ему оказывается колоссальная поддержка при адаптации со стороны опытных коллег. Он всегда может рассчитывать на их помощь, ведь любой вопрос можно уточнить, просто подойдя к нему за соседний стол.
На удаленке всё происходит не так легко и быстро: новый сотрудник не всегда имеет возможность “дернуть” коллегу по любому вопросу, отнимая его время.
Поэтому рекомендуется собрать корпоративную базу знаний. Легче всего ее организовать в корпоративном портале Битрикс24. Базу знаний нужно наполнить полезной информацией для сотрудников, инструкциями по работе с сервисами, регламентами, правилами, ответами на типовые вопросы.
Так, вы помогаете легче пройти адаптацию новичкам и сэкономить драгоценное время опытных сотрудников.
Кроме того, очень важно на удаленке поддерживать командный дух и разделять корпоративные ценности. Как это сделать? Вот несколько инструментов:
– Чат новостей – в нем можно делиться всем происходящим в компании, личными достижениями, успехами (даже не обязательно рабочими), которые снимут стресс и разрядят рабочую обстановку;
– Мозговые штурмы – они помогают поддерживать командный дух даже в онлайн-режиме;
– Регулярная обратная связь – нужна для того, чтобы постоянно хвалить сотрудников, указывать на слабые места, оставлять комментарии по поручениям;
– Неформальное общение онлайн – помогает сотрудникам справиться с нехваткой живого общения, когда можно совместно, например, провести совместную викторину или челлендж.
Заключение
Создание и поддержка работы удаленной команды — непростая задача. В ней немало “подводных камней”, связанных с замедленными коммуникациями и меньшими инструментами для контроля.
Чтобы избежать ошибок и выстроить эффективную работу команду, дадим несколько советов работодателям, как организовать удаленную работу:
– Научитесь доверять людям и не “подключайте” режим чрезмерного контроля. Ничего хорошего не выйдет, если руководитель каждый час будет “допытывать” сотрудника, где он и что делает. Это выглядит как недоверие и неуважение, провоцируя стрессовые ситуации и конфликты для обеих сторон;
– Ориентируйтесь на цели и задачи фирмы, чтобы все удаленные сотрудники четко понимали их, разделяли ценности, работали сплоченно;
– Не используйте разные каналы коммуникации. Ведь так высок риск упустить важную информацию. Все рабочие чаты и звонки должны быть собраны в одном пространстве, чтобы быть в курсе всех новостей. быстро реагировать на сообщения, организовывать и проводить видеовстречи;
– Вводите четкий и регламентированный тайм-менеджмент – это основа для эффективной удаленной работы. Сотрудники должны планировать свои задачи в разрезе рабочего дня, недели, месяца. А вы – сможете проводить эффективный мониторинг их работы с учетом временных показателей;
– Разрабатывайте инструкции и регламенты в виде четко сформулированных документов, чтобы сэкономить время друг друга и избежать уточнений и недопониманий подчиненных;
– Создавайте не только рабочую обстановку, но и поддерживайте психологическое состояние каждого члена команды, ведь удаленка – не всем дается легко.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
