Как пользоваться Битрикс24
Приложение Битрикс24 – один из самых популярных сервисов, который предназначен для выстраивания эффективной работы любой организации. Добиться этого можно благодаря набору инструментов, оптимизирующих бизнес-процессы, автоматизирующих продажи и помогающих персоналу выполнять задачи быстрее и лучше.
Нередко для новичков приложения Битрикс24 остро встает вопрос: с чего начать работу в Битрикс24?
У программы на эти случаи есть весомое преимущество – опция бесплатного пользования системой. Начало работы в Битрикс24 может выстраиваться с бесплатного тарифа, который предлагает ограниченный набор инструментов и функций. Воспользовавшись ими, пользователю становится понятно, удобна ли система для работы, закрывает ли она цели и задачи внедрения, способна ли решить проблемы бизнеса. Бесплатный пакет Битрикс24 помогает принять пользователю дальнейшее решение о покупке платного тарифа.
Работа в программе Битрикс24 – не сложный процесс, каким кажется при первом знакомстве.
Его можно сравнить с сменой жилья. При переезде вы, в первую очередь, берете самое необходимое и нужное для жизни. А потом по мере того, как обоснуетесь, распаковывается второстепенные вещи.
С чего начать работе в приложении Битрикс24? – С малого. С базисного. И уже потом, по мере освоения основных функций, можно переходить к более сложным и специфичным опциям системы.
Рассказываем с нуля: руководство пользователя Битрикс24.
Поехали!
Как пользоваться Битрикс24: пошаговая инструкция для начинающих
Работа в программе Битрикс24 начинается с регистрации в системе.
Запуск и регистрация в системе
Чтобы зарегистрироваться в CRM-системе, необходимо перейти на главную страницу, выбрать способ авторизации и нажать “Продолжить регистрацию”.
После этого необходимо задать имя компании.
Как это сделать? Домен можно присвоить в левом верхнем углу. В том случае, если предлагаемый вами домен занят, платформа предложит другие варианты в качестве альтернативы.
Добавление сотрудников
Для того, чтобы подключить сотрудников к системе, необходимо открыть вкладку “Живая лента” и выбрать опцию “Пригласить сотрудников”.
При этом вам доступны 5 способов сделать это:
1. Быстрая регистрация: вы отправляете ссылку коллегам, при переходе на которую они могут пройти регистрацию.
2. Через SMS-сообщение: введите телефоны коллег, и всем придут смс-ки со ссылкой для прохождения регистрации.
3. По электронной почте: аналогично, как через смс, только вводятся e-mail сотрудников;
4. Зарегистрировать: внести вручную электронку, имя, фамилию и должность коллеги, на почту которого придут логин и пароль для авторизации в системе.
5. Воспользоваться помощью интегратора – сертифицированного партнера Битрикс24 – для полноценной настройки системы под бизнес-процессы вашей компании.
Настройка структуры компании
Далее можно переходить к просмотру и корректировки структуры фирмы. Она осуществляется в “Меню”, далее “Сотрудники”.
Структура организации состоит из подразделений и подотделов с названиями, сотрудниками, руководителем.
Обучение для новичков: как работать с функционалом Битрикс24
Пошагово для чайников познакомимся с азами работы в программе Битрикс24. Итак, какие функции предлагает система?
Разделы меню находятся в левой колонке экрана.
Давайте пройдем по ним.
Живая лента
Этот раздел вмещает в себя блоки:
– “Сообщение”: здесь можно писать сообщения и просматривать месседжи от коллег, отправлять всем или избранным пользователям;
– “Задача”: здесь можно создавать задачи, в том числе нажатием галочки помечать важность задачи;
– “Событие”: создание событий;
– “Опрос”: вкладка для формирования анкетирования как всех коллег, так и отдельных пользователей;
– “Еще”: здесь можно отправлять благодарности и прикреплять документы.
Постановка задач
Откройте меню “Задачи и Проекты”. Наведя курсор на вкладку задач и нажав на “+”, вы увидите поле. В нем вы можете указывать название задачи и прописывать ее характеристики. Кроме того, каждую задачу вы можете декомпозировать на чек-лист: это поможет усилить контроль за ходом выполнения задачи сотрудником.
Бывает, что задача может выполняться несколькими сотрудниками. В этом случае каждому присваиваются роли:
– постановщик: непосредственно автор задачи;
– ответственный: исполнитель;
– соисполнитель: помощник, который имеет те же права, что и ответственный;
– наблюдатель: следит за ходом выполнения задачи и может оставлять комментарии.
Каждую задачу можно “привязать” к проекту, добавить учет времени, поставить уведомления с напоминанием, сформировать подзадачу и т. д.
Группы
В этом блоке Битрикс24 можно создавать рабочие группы.
Настройка календаря
Многие задачи по вине человеческого фактора могут выпадать из поля зрения. Зачастую это связано с тем, что сотрудники “закапываются” в рутине и упускают что-то важное.
Чтобы минимизировать такие оплошности, Битрикс24 предлагает воспользоваться календарем. С его помощью можно планировать график – личный и рабочий. Для этого есть 2 вкладки: “Календарь компании” и “Мой календарь”.
Можно создавать неограниченное число календарей, контролировать сделки, переговоры, да и в принципе не забывать про важные задачи.
Чат и звонки
Специально для чайников делимся еще одной функцией, которая очень полезна для работы в Битрикс24.
После регистрации в системе вы получаете доступ к чату для сотрудников. Они могут быть открытыми (для доступа всей команды), закрытыми (для некоторых избранных сотрудников), приватные (для тет-а-тета).
Кроме того, в системе доступен чат с помощником Битрикс24.
Также в системе доступны аудио-и видеозвонки (они не записываются).
Диск
Диск Битрикс24 предназначен для хранения документов и файлов. Он предлагает 5 вкладок:
– “Мой диск”: для хранения личных файлов;
– “Общий диск”: коллективное хранение файлов организации с опцией предоставления прав доступа;
– “Диск для Windows”: можно сказать и подключить приложение Битрикс24.Диск и работать с файлами, не заходя в сервис;
– “Диск для macOS”: вкладка, аналогичная предыдущей;
– “Очистка места”: функция показывает, сколько свободного места осталось на диске. В случае его переполненности можно удалить лишние файлы, освободив лишние мегабайты. После удаления файлов они хранятся в корзине 30 дней.
Время и отчёты
Эти опции необходимы для руководителей и HR-службы компании:
– График отсутствий: выглядит, как таблица, где указаны больничные, административные отпуска, отпуска по беременности и родам и т. д. Руководителя и отделу кадров просто сориентироваться по посещаемости персонала;
– Собрания и планерки: здесь указываются дата, время и место запланированной “летучки”;
– Bitrix24: опция предполагает установку приложения на планшет и подключение камеры устройства, чтобы отслеживать действия пользователя.
Инструменты для учета времени позволяют отслеживать статистики по всей организации, держать на контроле график посещаемости персонала, начало и конец рабочего дня, делать аналитику по рабочим дням.
Всё это непосредственно связано с качеством и количеством выполненных задач сотрудником. Ведь видно, чем был занят в течение рабочего дня работник и проще и объективнее оценить его эффективность.
Бизнес-процессы
Для новичков приложения Битрикс24 нужно знать и о разделе “Бизнес-процессы”, которое делится на: “Задания”, “Мои процессы”, “Процессы в ленте” и “Все активные”.
Рассмотрим их:
– “Задания”: это те бизнес-процессы, которые требуют вашего решения. Здесь же можно просматривать задания ваших подчиненных;
– “Мои процессы”: задачи, которые вы запустили;
– “Процессы в ленте”: бизнес-процессы, которые вы можете отслеживать и корректировать;
– “Все активные”: незавершённые бизнес-процессы.
Сайт
В Битрикс24 с нуля можно сделать собственный сайт. Для его создания предусмотрены шаблоны, куда можно подгружать изображения, тексты и другие данные. Он интегрируется с платформой. Все заявки с этого сайта (с онлайн-чата, с формы для заявки и обратной связи) автоматически подгружаются в Битрикс24 и становятся менеджеру задачей на проработку. Риск упустить заявки сведен к нулю.
Самоучитель для чайников: с чего начать работу в CRM Битрикс24
Функционалу CRM-системы для отдела продажи стоит уделить отдельный раздел.
Итак, приложение Битрикс24 имеет инструменты для учета клиентов: от первичного обращения до успешного закрытия сделки.
Лиды
Лид – это потенциальный клиент. У него еще нет потребности, но он требует обработки. Он попадает в систему через любые каналы входящего трафика: сайт, телефонию, электронную почту и т. д. Также его можно занести в систему вручную. Лид имеет карточку в CRM с зафиксированными данными: контактами, местом встречи, названием компании.
Сделки
Для сделок доступны “Список” и “Канбан”. Список удобный для того, чтобы искать нужные данные. Канбан целесообразен для того, чтобы объективно судить о ситуации с продажами.
Счета
Формирование и отправка счета – итоговый процесс работы со сделкой. Система автоматически подгружает данные клиента из карточки сделки и формирует счет на основании выбранного шаблона. Скачать его можно в форматах pdf или docx.
Какие возможности у приложения Битрикс24
Если вы находите на начале работы в программе Битрикс24 и хотите более глубоко погрузиться в функционал системы, смеем заверить: Битрикс24 можно по праву назвать “многоруким” секретарем и незаменимым помощником для отдела продаж, маркетинга, службы поддержки, HR-подразделения компании.
Коммуникации
Менеджеры общаются с клиентами по своему мобильному и через личную почту? Они фиксируют контакты с смартфон или ежедневник? Забывают про клиентов и могут своевременно не занести его в таблицу с базой и “забить” на обработку? А при смене компании вы рискуете и вовсе остаться без клиентской базы, ведь менеджер может без зазрения совести ее скопировать и унести с собой к конкурентам?
Именно поэтому все коммуникации должны осуществляться через CRM-систему.
Программа Битрикс24 интегрируется со всеми каналами входящего трафика: сайтом, телефонией, электронной почтой, соц сетями и мессенджерами. Все заявки автоматически попадают в систему. Риск потерять заявку и контакт клиента сведен к нулю.
CRM
Каждая сделка в работе проходит через ряд этапов: обращение, предварительные договоренности, фиксирование договоренностей, составление и отправка договора, подготовка счета, получение оплаты, реализация услуги или товара.
С помощью инструментов CRM можно отслеживать, сколько клиентов в воронке продаж и на каком сделки они находятся. Можно четко понимать, кто ожидает подтверждения на встречу, кто – оплату, кому – уже отгружаем товар, а кто – ожидает подписание актов выполненных работ.
Если руководитель видит реальную картинку по сделкам, он понимает движение денег.
Здесь же можно отслеживать и эффективность работы менеджеров в режиме реального времени. Нет необходимости ждать конца месяца, когда продавцы вручную составят отчеты и подобьют свои результаты. Кроме того, есть риск того, что не всегда цифры будут на 100% корректные. “Подкрутить” итоги – дело нехитрое.
На основании объективных и прозрачных статистических данных и актуальной картины на текущей момент времени руководителе может принимать продуманные управленческие решения и держать руку на пульсе.
Задачи
Этот функционал Битрикс24 – не просто огромный задачник для личного пользования и для коллег. Эта опция предназначена для выстраивания мощной системы контроля: за соблюдение сроков, за эффективностью работы сотрудников и т. д.
В этом блоке можно:
– проверять качество выполнения задач менеджерами;
– оценивать загрузку сотрудника;
– планировать дальнейшие задачи с учетом объема занятости;
– анализировать эффективность проделанной работы.
CRM-маркетинг
Битрикс24 – не только для отдела продаж, но и для маркетинга. CRM-маркетинг – мощный инструмент, который позволяет выстраивать долгосрочные и продуманные отношения с клиентами посредством рекламных технологий.
CRM-маркетинг позволяет фильтровать клиентов по нужным сегментам и отправлять им персонализированные предложения, от которого им будет сложно отказаться.
Подробнее про CRM-маркетинг, его технологии и примеры кампаний можно прочитать здесь.
Бизнес-процессы
С помощью CRM-системы можно избавиться от рутины, которое отнимает драгоценное время сотрудников, и передать ее выполнение роботам. Это не только позволяет сэкономить время и упростить процесс работы, но и минимизирует вероятные ошибки по вине человеческого фактора.
Например, если сотруднику нужно согласовать договор, то в обычном режиме ему приходиться обойти с десяток кабинетов и вручную собирать подписи ответственных каждого подразделения. С Битрикс24 эта проблема решается благодаря выстроенным автоматизированным бизнес-процессам. Запуская это в CRM, согласования в разных инстанциях протекает автоматически. И никакой личной беготни к начальнику отдела, в юридическую службу, в бухгалтерию, к коммерческому и генеральному директорам.
Практически любые сложные бизнес-процессы можно оцифровать с помощью Битрикс24. Работа компании становится более быстрой, качественной и с наименьшими “косяками”.
Подведем итоги
Как видно из нашего руководства пользователя, работа в программе Битрикс24 – не так сложна.
Мы рассмотрели лишь некоторые возможности системы. Ведь в действительности Битрикс24 – это многофункциональный конструктор, который адаптируется под любую нишу бизнеса и любые бизнес-процессы.
Старт программы и обучение, как пользоваться Битрикс24, – не требует первоначальных вложений. Достаточно начать с бесплатного тарифа и базовых инструментов, “потыкать” интерфейс самостоятельно. И потом по мере потребностей и масштабирования бизнеса вы сможете перейти на платный тариф и автоматизировать любые бизнес-процессы компании.
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
