Логотип

Внедряем amoCRM
и Битрикс24 более 6 лет

Логотип_2

Внедряем amoCRM
и Битрикс24 более 6 лет

Пишите нам,
мы онлайн

Смарт-процессы Битрикс24

В CRM-системе доступен стандартный перечень элементов – сущностей, которые автоматизируют взаимодействие менеджеров с клиентами. Они предназначены для получения лидов, ведения сделок по воронке продаж, оформления счетов и договоров и т. д.

Но бывают случаи, когда стандартных сущностей не хватает. Потому что сценарии работы и бизнес-процессы отличаются от того, что предлагает система.

Для этих целей в Битрикс24 реализованы смарт-процессы. Расскажем о них подробнее.

Что такое смарт-процессы в Битрикс24

Пользователям Битрикс24 система предлагает стандартные элементы CRM: Сделки, Лиды, Контакты, Компании, Предложения, Счета.

До недавнего времени все процессы предприятия приходить “переигрывать” под предлагаемые сущности системы.

Пример смарт-процесса – найм сотрудника, который автоматизируется через CRM.

Ранее система не предлагала подобного инструмента, поэтому приходилось процессы найма адаптировать под раздел “Сделки”.

Классический сценарий предполагает, что в рамках раздела “Сделки” менеджер автоматизирует работу с клиентами: фиксирует коммуникации по разным каналам связи, хранит историю взаимодействия, контролирует сроки, формирует коммерческие предложения, генерирует счета и договора.

Но найм персонала под сценарий раздела “Сделки” “подгонять” сложно. Ведь он предполагает сбор резюме, планирование собеседований, подготовку документации для трудоустройства и т. д.

В итоге всё приводило к бардаку и путанице.

Именно поэтому разработчики внедрили новый инструмент для решения индивидуальных задач пользователей – смарт-процессы в Битрикс24, чтобы можно было создавать новые сущности наподобие “Сделки”.

Примеры смарт-процессов Битрикс24

Рассмотрим некоторые примеры смарт-процессов для разных ниш бизнеса и разных задач предприятия.

1. Работа с договорами

Как реализовать работу с договорами через смарт-процессы в Битрикс24? Для этого можно настроить новую сущность “Договоры”. Оттуда будет возможность просматривать все договоры, находит нужный, отслеживать статусы напрямую через вкладку компании.

2. Смарт-процесс для автосервиса

Для автосервиса можно создать сущность “Автомобиль”, который добавляется к конкретному клиенту. В карточке фиксируются все данные по транспортному средству и история посещения сервиса.

3. Смарт-процесс для производства

Для производственной компании создается сущность “Изделие”, где фиксируются все этапы производства.

4. Смарт-процесс для HR-службы

Как мы уже описали пример выше, для отдела кадров можно создать смарт-процесс “Соискатели”, который будет автоматизировать найм персонала. Для обработки вакансии создается воронка с этапами: получение резюме, созвон, личная встреча и т. д. Таким образом, вместо сделок будут вакансии с соискателями, которых можно между собой сравнить и выбрать наиболее оптимальный вариант для предприятия.

5. Смарт-процессы для ветеринарной клиники

Сущность “Животные” предполагает, что за ней будут фиксироваться животные, которые обслуживаются в клинике. У каждого – своя история заболеваний, схема лечения, данные о прививках, контроль сроков по новым прививкам.

Создание смарт-процесса в Битрикс24

Создание

Что создать смарт-процесс в Битрикс24, необходимо зайти в раздел “CRM”. Далее перейти во вкладку “Настройки” и отметить пункт “Список смарт-процессов”.

На странице указываются все смарт-процессы, которые сформированы для организации. Нажмите “Добавить”.

Пользователю доступно три варианта создания смарт-процесса: список, все включено, с чистого листа.

В первом и втором вариантах используется готовый шаблон с прописанными сценариями. В третьем варианте смарт-процесс создается своими силами. Для этого нужно перейти на страницу “Настройки”.

Перейдите во вкладку “Основные настройки” и назовите процесс, например, “Реестр документов”. Далее необходимо отметить опции, которые вы будете использовать в смарт-процессе: работа с направлениями и туннели продаж, стадии и канбан, дизайн бизнес-процессов, роботы и триггеры.

Далее переходим к следующему этапу создания смарт-процесса в Битрикс24.

Настройка карточки

В Битрикс24 формируются отдельные карточки для каждого лида и компании. В них отображаются контактные данные, аккумулируется история коммуникаций и прочие данные.

Для смарт-процессов в Битрикс24 предусмотрены карточки.

Например, для новой сущности “Договоры” будут генерироваться карточки по каждому новому документу. Чтобы сформировать шаблон, в разделе “Настройки” откройте вкладку “Смарт-процесс”.

Далее активируйте функции “Печать документов”, “Привязка товаров каталога”, “Использовать корзину”.

Привязка элементов CRM к смарт-процессу

Чтобы привязать другие элементы CRM к смарт-процессу, перейдите во вкладку “Связи”.

Если вы добавите “Контакты”, в карточке смарт-процесса отобразится список.

Здесь доступно активирование функции “Добавить список со связанными элементами в карточку”. Тогда в карточке привязанного элемента появится заданный смарт-процесс.

Смарт-процесс тоже можно привязать к другим элементам, например, к “Предложениям”.

В этом случае в карточках предложений можно будет выбирать элементы из списка смарт-процесса.

Привязка к другим инструментам

Во вкладке «Привязка к элементам» можно настраивать дополнительные связи: С другими элементами CRM, Календарями, Задачами, Шаблонами задач.

Показ вне CRM

С помощью этой опции доступно размещение смарт-процесса в главном меню. Для этого есть вкладка “Показ вне CRM”.

Кликните по ссылке “Настроить” и выберите ваш смарт-процесс. Теперь этот раздел будет доступен в левом меню. Не забудьте “Сохранить”

Чтобы удалить или отредактировать процесс, нажмите на кнопку слева (с тремя полосками).

А теперь мы расскажем о двух полезных приложениях, которые оптимизируют работу со смарт-процессами в Битрикс24.

Смарт-отчет

Приложение Смарт-отчеты от разработчика HTMLStudio – это любые отчеты смарт-процессов Битрикс24 с использованием нескольких уровней группировки.

Приложение позволяет настроить до 4-х уровней группировки данных. Легко менять расположение группировок и получать результат в различных ракурсах.

Здесь можно отслеживать, с какими процессами работает сотрудник по каждому направлению; с какими клиентами эти процессы связаны; и в каких  стадиях находятся процессы в текущий период.

Дополнительные возможности отчетов смарт-процессов в Битрикс24:

– Публикация в живую ленту.

Отчетами можно делиться с коллегами, вместе работать с ними и генерировать новые сценарии развития. Отчет смарт-процессов публикуется прямо в сообщении в виде приложенного файла.

– Выгрузка в MS EXCEL.

Приложение формирует файл, полностью совместимый с MS Excel, включая группировку данных.

Импорт смарт-процессов

Приложение Импорт смарт-процессов от разработчика IT-solutions позволяет быстро импортировать созданные в шаблоне MS Excel элементы для смарт-процессов.

Скачайте шаблон из приложения, заполните его и затем загрузите. В результате в выбранном смарт-процессе будут созданы новые элементы, взятые из шаблона.

Заполнение таблицы в Excel сокращает время на заполнение огромного числа смарт-процессов внутри CRM Битрикс24. После выгрузки заполненного шаблона обратно в CRM создаются смарт-процессы со всеми данными.

 

Смарт-процессы – это новые возможности в автоматизации бизнес-процессов.

Нет времени и желания разбираться с настройкой самостоятельно?

Обращайтесь к команде профессионалов!

Мы полностью реализуем ваше видение смарт-процессов, настроим, запустим и обучим системной и правильной работе в Битрикс24!

Экскурсия по эталонной CRM-системе
Получите 10 идей автоматизации отдела продаж именно в вашей сфере бизнеса
Проведем диагностику вашей CRM и покажем, как должна работать система именно в вашей сфере деятельности с учетом специфики бизнеса и нюансов бизнес-процессов
Получить бесплатно

Делимся собственным опытом внедрения CRM-систем

В своем блоге рассказываем о современных технологиях маркетинга и продаж, пишем экспертные статьи и делимся полезными материалами
Подпишитесь на наш Telegram
А в Telegram-канале — внутренняя кухня нашей работы
Перейти в Telegram
Нужна помощь?
Пишите нам, если есть вопрос
Задать вопрос
liva

Автоматизируйте отдел продаж

с помощью настройки amoCRM своими руками всего за 12 часов
x-close