Внедрение Битрикс24 для сети учебных центров
Компания “Промстройгаз” оказывает образовательные и консалтинговые услуги в промышленности, строительстве, газовой отрасли.
Проблемы отдела продаж
1. Задача по автоматизации деятельности франчайзи.
Компания является одним из крупнейших учебных центров в России. И она активно масштабируется, развивая партнерское направление и продажу франшиз. На момент сотрудничества с командой PinscherCRM компания являлась лидером по числу представительств в сфере профобразования в России, насчитывающим 50 филиалов. Перед нами встала задача заключалась в том, чтобы занести все 50 учебных центров в CRM. Система должна была стать платформой для контроля и взаимодействия компании с клиентами для франчайзи.
2. Задача по настройке логичной системы функционирования каждого отдельного франчайзи в рамках единой CRM-системы.
У предприятия 50 филиалов по России. В каждом – свой отдел продаж. Свои менеджеры. Свои руководители. Перед командой PinscherCRM поставили задачу: выстроить систему прав доступа таким образом, чтобы региональные центры между собой не пересекались в системе. Чтобы менеджеры каждого филиала видели только свои сделки, руководители отделов продаж – контролировали только своих менеджеров, а руководители филиалов – сделки только своих франчайзи и своих региональных менеджеров.
3. Отсутствие аналитики.
Эта проблема вытекала из задачи, указанной в предыдущем пункте. Собственник поставил перед собой грандиозные планы по масштабированию компании. Число франчайзи росло. Но не было возможности контролировать работу ни каждого регионального центра по отдельности, ни всех филиалов вместе. А не владея информацией об эффективности работы каждого франчайзи, не владея объективными цифровыми показателями в режиме реального времени, сложно выстраивать дальнейшую стратегию развития как в рамках направления франшиз, так и всего бизнеса в целом.
4. Потери клиентов.
Телефон и сайт, соц. сети и мессенджеры: компания имела множество источников заявок. Но человеческий фактор “брал верх”. Менеджеры иногда упускали звонки, не замечали заявки на сайте, игнорировали сообщения потенциальных клиентов в группах социальных сетей. Задача PinsherCRM заключалась в том, чтобы настроить интеграции CRM со всеми источниками входящего трафика, чтобы Заказчик перестал упускать клиентов из-за человеческой невнимательности.
5. Неоптимизированные HR-процессы.
Когда компания вышла на путь масштабирования, выстраивать работу всех сотрудников, контролировать персонал и автоматизировать процессы стало непросто. Поэтому Заказчик обозначил необходимость внедрения именно корпоративного портала Битрикс24, призванного эффективно управлять кадрами, создавать платформу для удобного и доступного обучения сотрудников, автоматизировать кадровые процессы и оперативно объединять персонал для решения совместных задач и проектов.
Внедрение CRM
1. Оцифровали логику бизнес-процессов.
По итогам проведенного аудита мы изобразили схему выстраивания бизнес-процессов в виде наглядной и понятной блок-схемы.
2. Настроили воронки продаж в Битрикс24.
– Воронка Лиды. Сюда приходят заявки по всем клиентам, которые ни разу не покупали: физические лица, юридические лица, потенциальные партнеры компании. В этой воронке происходит этап квалификации клиента, чтобы понять его намерения и возможности.
– Воронка Прямые продажи (Корпоративные клиенты), в которой осуществляется продажа услуг непосредственно юридическим лицам.
– Воронка Прямые продажи (Физические лица), в которой осуществляется продажа услуг физ.лицам.
– Воронка Постоянные клиенты: она предназначена для сегментации клиентов по типу – физические лица, корпоративные клиенты, партнеры.
– Воронка Песочница предназначена для тех клиентов, которые по какой-либо причине отказались сотрудничать с компанией.
– Воронка Партнеры предназначена для оцифровки продажи франшизы.
– Холодная воронка. В ней ведется поиск клиентов на предмет покупки основной услуги – оказания образовательных услуг.
– HR воронка предназначена для поиска и найма новых сотрудников.
3. Интегрировали сайт с CRM-системой.
К Битрикс24 подключили формы сайта Заказчика. Теперь при заполнении клиентом форм, введенная информация попадает в карточку сделки клиента, что позволяет оперативно работать с обращениями.
4. Подключили email к Битрикс24.
Подключили персональные корпоративные ящики сотрудников. Теперь все письма с каждым клиентом хранятся в карточках сделок, что позволяет фокусироваться на работе с клиентом, а также отправлять ему письма, не выходя из системы.
5. Настроили интеграцию с WhatsApp.
Подключили чаты мессенджера WhatsApp которые используются для привлечения клиентов. Теперь при написании сообщения в чатах данного мессенджера сообщения попадут в CRM-систему, что позволит менеджеру отвечать непосредственно из карточек клиентов.
6. Подключили телефонию к CRM.
Осуществил настройку телефонии Zadarma в связке с Битрикс24, позволяющую записывать звонки и отправлять их в персональную карточку клиента.
7. Создали корпоративную базу в рамках корп.портала Битрикс24.
Сформировали корпоративную базу знаний со структурой и подразделами, для обмена опыта сотрудников между отделами, а также настроили веток статей, залили готовые документы, распределили права доступа к материалам.
8. Настроили Календарь событий в Битрикс24.
Сделали настройку календаря событий – корпоративного календаря всей компании, календарей отделов, персональных календарей. Завели необходимые календари, осуществили настройку доступов на просмотр и редактирование задач между сотрудниками. Теперь легко вести личное расписание, смотреть загруженность коллег и планировать встречи.
9. Настроили Диск.
Создали единую базу документов, отдельных дисков отделов, проектов, пользователей. Теперь все документы, фотографии, ролики хранятся на защищенном диске компании в Битрикс24.
10. Настроили модуль рабочего времени.
Осуществили настройку графика “присутствия-отсутствия” сотрудников Заказчика, “начало – конец” рабочего дня.
11. Произвели настройку роботом и триггеров
Осуществили настройку роботов и триггеров:
− Задачи, навигирующие сотрудников на разных этапах сделки и уведомляющие руководителей о наступлении событий;
− Смена статуса сделки исходя из заполненных полей в карточке;
− Создание на основании сделки/лида новых сущностей (сделка/счет/предложение/документа и пр.);
− Уведомление менеджера о проявленной активности от клиента;
− Подписка клиентов на показ рекламы Вконтакте, Facebook, G.Adwords;
− Отправка e-mail/смс-уведомлений клиентам.
Итоги
Мы закрыли значительную и серьезную задачу, которую обозначил Заказчик перед командой PinscherCRM: оцифровали работу не только компании, но и большого числа франчайзи.
Нам удалось занести в систему 50 филиалов компании и логично настроить права доступа. Теперь каждый филиал видит в Битрикс24 только свои сделки, руководитель отдела продаж в регионе отслеживает эффективность работы только своих менеджеров. А собственник бизнеса контролирует и получается оцифрованную аналитику в режиме реального времени как по каждому франчайзи отдельно, так и по всем вместе взятым.
Что особенно важно, мы реализовали для Заказчика задачу по созданию единого корпоративного портала. Когда компания масштабируется, увеличивается число филиалов и сотрудников, активно разрастается партнерская сеть, то функционал корп.портала Битрикс24 просто необходим.
Благодаря корпоративному порталу Заказчику легче и эффективнее управлять кадровыми процессами: все они автоматизированы и протекают путем запуска в Битрикс24.
Обучение и развитие новых и действующих сотрудников и партнеров происходит с помощью Базы знаний в Битрикс24, где хранятся обучающие материалы, инструкции, регламенты, описания процессов.
В Битрикс24 имеется единая коммуникационная площадка, где можно удобно и быстро решать рабочие вопросы и обмениваться сообщениями с коллегами.
Кроме того, мы создали Диск на Битрикс24, где теперь располагаются все материалы, фото, видео, документы компании и надежно охраняются от случайного или намеренного копирования и удаления.
Также в рамках Проекта внедрения CRM-системы мы решили и другую важную проблему Заказчика, связанную с потерей клиентов по вине человеческого фактора. Благодаря интеграции Битрикс24 со всеми источниками входящего трафика заявки поступают автоматически в CRM-систему и становятся задачей менеджеру на проработку клиента и ведению по воронке продаж.
В результате Проекта Заказчику удалось поднять конверсию до 30% в подписание договора.
Смотрите другие кейсы
