Внедрение Битрикс24: логистическая компания
АО «ТД ДОБРОМАШ» — торгово-инжиниринговая компания, которая осуществляет поставки импортного оборудования и комплектующих; стальных изделий изготовленных по международным стандартам; насосов; компрессорного и емкостного оборудования.
Проблемы отдела продаж
1. Клиенты “сливаются” из-за долгого просчета заявки по нескольким людям
Порой заявка может “пролежать” без ответа несколько дней. Потому что действует много внутренних согласований и расчетов, которые тормозят формирование предложения для клиента. Не всегда клиенты терпеливо сидят и ждут. Им проще оставить заявку в другой компании, которая решает все вопросы оперативнее. Руководитель не имеет возможности отслеживать скорость взятия заявок в работу, а, значит, вмешаться в ход продаж.
2. Управление продажами с помощью Excel ограничивает и тормозит действия компании
Менеджеры ведут ведут клиентскую базу в Excel-таблицах, но при большом потоке заявок программа просто не справляется: обращения начинают теряться, нет возможности контролировать сроки решения заявок, не получается автоматически уведомлять нужных исполнителей, нет возможности общаться по заявке и смотреть историю взаимодействия с каждым клиентом. Кроме того, менеджеры тратят драгоценное время на то, чтобы фиксировать все контакты клиентов вручную (хотя эти час могли бы потратить на продажи). Ресурсов Excel не хватает для масштабирования бизнеса.
3. Безопасность клиентской базы – под угрозой
Каждый сотрудник отдела продаж имеет доступ к файлу с клиентской базой в Excel. Скопировать или удалить намеренно или случайно – может каждый. Где потом найти концы этой истории? Как сохранить базу под защитой? Как не подвергать себя большим рискам остаться без самого ценного актива компании?
4. Нет инструмента для контроля за менеджерами
Собственник, выполняющий обязательства по управлению отделом продаж, не может спокойно уехать в отпуск или длительную командировку. У него нет возможности контролировать менеджеров из любой точки мира и отслеживать ход работ по продажам. Он не знает, какие действия были совершены, отправлено ли коммерческое предложение, выставлен ли счет, поставлена ли оплата на контроль. Необходим инструмент, позволяющий всегда держать руку на пульсе и быть в курсе всего происходящего в отделе продаж.
5. Собственник “застрял” в операционке
Хаос и постоянное возникновение рабочих вопрос вынуждает собственника постоянно быть “здесь и сейчас”. Он распыляется, решая множество рутинных задач. На то, чтобы заниматься более важными стратегическими вопросами у него попросту не остается времени и сил.
6. Отсутствие прозрачной отчетности по ключевым показателям отдела продаж
Как следствие, сложность в принятии управленческих и решений и боязнь того, что с ростом бизнеса проблемы в нем увеличатся пропорционально. Руководству попросту не оценить, сколько заявок было просрочено тем или иным сотрудником, сколько времени ушло на обслуживание какого-то конкретного клиента. Это не позволяет прогнозировать развитие отдела, оптимально распределять ресурсы между задачами и т.п.
Итоги
1. Компания не теряет входящие заявки. CRM захватывает и фиксирует заявки с сайта, с почты, с телефона, с соцсетей и мессенджеров. Система сама назначает на нее менеджера и ставит ему задачи на каждом этапе продажи. Если задача просрочена, руководитель узнает об этом и может в любой момент посмотреть, какие задачи запланированы у каждого сотрудника, и как они с ними справляются.
2. Организована единая корпоративная связь. Больше не используются личные телефоны менеджеров. А, значит, все разговоры продавцов с клиентами стали “прозрачными”. Руководитель отдела продаж благодаря аудиозаписям разговоров, которые хранятся в карточках сделках в Битрикс24, может контролировать эффективность менеджеров. Особо актуально это при сделках, которые не доведены до оплаты. Руководитель может прослушать разговор и отметить, насколько качественно продавец работал с клиентом, работал ли по скриптам, принимал ли максимум усилий, чтобы “дожать” покупателя до оплаты.
3. В отделе продаж действует тотальная дисциплина: каждая заявка вовремя берется в работу четко по регламенту. CRM переводит звонок на свободного менеджера, фиксирует все пропущенные звонки. Все клиенты отрабатываются вовремя. А руководитель – видит это и может отслеживать скорость взятия обращения в работу.
4. Клиентская база собирается и сегментируется в Битрикс24. Каждый клиент – это персональная карточка сделки, в которой фиксируются все ключевые данные: стадия в воронке продаж, планируемый объем продаж, ответственный менеджер, хронология коммуникаций, история расчетов. Вся информация по клиентам – прозрачна. Менеджер и руководитель отдела могут за несколько минут составить представление о ситуации по сделке и запланировать действия, которые помогут доводить клиентов до конечного этапа – оплаты. Выстроена приоритезация по клиентам: кому позвонить сегодня, а для кого зада будет актуальна через месяц.
5. Права доступа клиентской базы в CRM настроены таким образом, что ее владельцем является только собственник компании. Поэтому база клиентов как самый ценный актив компании надежно защищена от случайного или намеренного копирования и удаления.
6. Собственник имеет возможность контролировать отдел продаж и управлять компанией из любой точки мира. Битрикс24 дает полный отчет о каждом менеджере в режиме реального времени. Все продажи собраны в одном окне, и сразу видно, как продвигается каждая сделка. Онлайн-отчеты показывают, сколько звонков, встреч и сделок провел каждый менеджер. Руководитель всегда знает, чем заняты его сотрудники, можете сразу вычислять лентяев и поощрить трудолюбивых сотрудников.
7. Все процессы полностью автоматизированы и ограничены временем в соответствии с регламентами: от обработки заявок и постановки задач на каждом этапе продаж до всех этапов исполнения обязательств перед клиентом. Руководитель не занимается операционкой, может сфокусироваться на более важных стратегических задачах и принятии управленческих решений.
8. Вся отчетность компании собирается в одном месте. CRM-система в реальном времени показывает: количество и сумму закрытых сделок, распределение клиентов по воронке продаж, количество новых клиентов и заявок, количество звонков и встреч менеджеров, распределение сделок и прибыли по менеджерам, сводку по источникам клиентов и заявок. Собственнику легко управлять, принимать решения, масштабировать бизнес на основании точной оцифрованной статистики.
9. Битрикс24 “подсветил” зоны роста. Собственник увидел слабые места отдела продаж, куда стоит направить усилия. После внедрения CRM-системы собственник видоизменил структуру отдела, закрепив руководителей за каждым из направлений.
10. Производственные бизнес-процессы оцифрованы. Теперь все сложные ежедневные задачи, связанные с координацией грузоперевозки, прохождением всех этапов, оформлением и подписанием документов, автоматизированы и упрощены.
11. Значительно сокращен цикл сделки за счет увеличения скорости обработки заявки. У менеджеров имеется понятный и четкий алгоритм обработки заявок, они могут обрабатывать обращения не только эффективнее, но и больше. Теперь за каждым продавцом закреплен больший пул клиентов на реализации.
12. Весь штат компании работает в корпоративном портале Битрикс24. В единой экосистеме объединены знания и опыт, выстроены и упорядочены бизнес-процессы, коммуникация и коллективная работа с задачами. Теперь стало проще управлять делами на единой площадке – информация не теряется, статус задач легко отслеживать, нет рутины, удобно планировать и организовывать совместную работу с коллегами и отделами из смежных подразделений.
13. У компании имеется свое облачное хранилище файлов на базе диска Битрикс24. Он позволяет совместно работать с коллегами и клиентами, синхронизировать данные с ПК и мобильными устройствами, а также автоматизировать бизнес-процессы. Рабочие документы сотрудников и данные по клиентам не потеряны по личным компьютерам, почтовым ящикам или личным хранилищам. Вся ценная корпоративная информация собрана в одном месте, а файлы защищены от случайного удаления.
14. Сотрудники обучены системной и корректной работе в системе. Менеджеры владеют навыками четкого ведения клиентов по воронкам продаж и всеми инструментами Битрикс24, позволяющими работать эффективнее. Руководители знают, как с помощью CRM могут анализировать показатели отдела продаж и каждого менеджера. Эта информация позволяет им принимать взвешенные управленческие решения.
Смотрите другие кейсы
