Внедрение Битрикс24 для производственной компании Sigur
Sigur – один ведущих разработчиков и производителей систем контроля доступа в России.
Проблемы отдела продаж
- Географическая разрозненность клиентов
Заказчиками являются В2В-клиенты из различных отраслей: промышленность и телеком, образование и здравоохранение, банки и транспорт, HoReCa и небольшие офисы. Продажи осуществлялись по России, странам СНГ и за рубеж.
- Требовалась оцифровка разных направлений деятельности
Менеджеры работали по разным типам клиентов:
– конечные клиенты (организации, заказывающие СКУД напрямую);
– дистрибьюторы (продажа оборудования на организованных
семинарах);
– интеграторы-монтажники (устанавливают СКУД совместно с другим оборудованием);
– технологические партнеры.
Требовалось разграничить процессы обработки каждого типа клиентов. Кроме того, менеджеры не работали с повторными клиентами: с дистрибьюторами и интеграторами-монтажниками.
- Сложности во взаимодействии подразделений компании
Процесс продажи – сложный и многоэтапный, с вовлечением большого числа ответственных сотрудников из разных подразделений. В информационном потоке и рутине ежедневных задач терялась связь между отделами. Особенно эта проблема была актуальной при уходе одного из сотрудников на больничный или в отпуск. Цепочка взаимодействий «ломалась» из-за «выпадения» одного звена. Много времени приходилось тратить на «вытаскивание» информации, поднимая переписки с запросами с клиентами в электронной почте. Требовалось фиксировать коммуникации и по телефону.
- Человеческий фактор был причиной потерей денег компании.
Один из этапов при продаже оборудования СКУД – отправка потенциальному клиенту демо-комплекта. После установки и тестирования заказчик мог принять решение как о приобретении этого оборудования, так и отказаться. Из-за отсутствия должного и системного контроля часто демо-комплекты «терялись» в пространстве: менеджеры забывали, кому и что отправили, и когда необходимо собрать обратную связь.
- Отсутствовал инструмент продаж.
Компания Sigur пользовалась самописной системой Helpdesk, где аккумулировались все заявки от клиентов. Это был инструмент для технической поддержки, с помощью которого было удобно оперативно давать feedback на запросы. Но система не предназначалась для отдела продаж.
- Отказы клиентов.
В компании было много отказов. Например, конкурирующие компании проводили аналогичные семинары по СКУД, «забирая» дистрибьюторов. Кроме того, потенциальные клиенты «жаловались» на дорогостоящую логистику или оставались недовольны протестированным демо-комплектом. Менеджеры по продажам никак не отрабатывали отказы.
- Требовался инструмент для маркетологов.
Один из каналов поиска клиентов – отраслевые выставки, организация которых находилась в зоне ответственности отдела маркетинга. Мероприятий было много, и все они были «раскиданы» по календарному году. Требовался инструмент для маркетологов для оцифровки задач, связанных с подготовкой к ивентам.
- Необходимость создания корпоративного портала.
Заказчику требовалась система в качестве единого информационного портала для HR-отдела.
Внедрение CRM
- Настроили воронки.
По пожеланию Заказчика мы настроили 3 воронки, разделив клиентов по географической принадлежности: «Россия», «СНГ», «Остальные». Всех клиентов разграничили по направлениям деятельности: конечный клиент, дистрибьютор, интегратор-монтажник, технологический партнер.
- Оцифровали процесс продаж.
Мы оцифровали и упростили процесс продаж. Так, при поступлении входящей заявки менеджер сразу отправляет первичную информацию на запрос – автоматическое письмо с условиями для дистрибьюторов. В этот момент продавцу ставится задача «Перезвонить через 3 дня», чтобы узнать готовность клиента к дальнейшей работе. В случае положительного решения можно переходить на следующий этап воронки «Подготовка КП». Далее – «КП отправлено». Аналогично можно следить за судьбой высланного КП, благодаря автоматическому напоминанию через 5 дней с задачей для менеджера о перезвоне клиенту.
При позитивном сценарии сделка перемещается к этапу выставления счета.
В случае его оплаты менеджеру приходит уведомление, после чего – ставится задача на подготовку договора.
К процессу продаж в Битриксе привлекли отдел логистики, которым ставится задача на отгрузку заказа для комплектации и отправку демо-комплекта. По факту готовности система автоматически отправляет клиенту sms-оповещение с трек-номером заказа.
Бухгалтерия получает уведомление о подготовке закрывающих документов.
- Настроили воронку для демо-комплектов.
Нам удалось разрешить «боль» менеджеров, связанную с частыми потерями демо-комлектов, которые отправлялись потенциальным клиентам. Мы выстроили процесс по отслеживанию оборудования в отдельной воронке «Демо-комплекты».
- Интегрировали каналы трафика.
Интегрировали CRM-системы с сайтом, телефонией и корпоративной почтой, чтобы не терять клиентов.
- Настроили календарь событий для маркетологов.
Для отдела маркетинга мы создали отдельный блок. В Битрикс24 мы завели календарь событий и настроили всплывающие напоминания о необходимости подготовки к выставкам.
- Создали воронку “Подогрев”.
Команда PinscherCRM помогла Заказчику работать с отказниками в воронке «Подогрев». Теперь маркетологи имеют возможность «подогревать» клиентов рассылками.
- Создали корпоративный портал.
Удовлетворили запрос HR-подразделения Sigur и адаптировали Битрикс в качестве корпоративного портала. В базу занесли всех сотрудников компании, чтобы удобно на единой площадке информировать работников о новостях компании, аккумулировать данных о днях рождениях и графиках работы.
- Оцифровали работу HR-отдела.
В портал для отдела кадров добавили множество документации для адаптации сотрудников, обучения, оформления больничных. Отдельно создали воронку найма.
Итоги
Сегментация лидов по географическому принципу и направлению деятельности значительно облегчила работу секретаря. Теперь при поступлении входящей заявки через сайт или звонок можно сразу квалифицировать клиента по ключевым словам и «раскидывать» лиды по ответственным менеджерам.
Мы упростили процесс продаж, подразумевающий вовлечение большого числа сотрудников из различных подразделений: отдела продаж, бухгалтерии, производства, отдела логистики. Теперь цепочка взаимодействий стала более оперативная. По каждому этапу ответственным приходят уведомления, поэтому риск «не увидеть» и «забыть» – сведен к нулю. Процесс продажи отработан четко, как часы.
Настройка отдельной воронки «Демо-комплекты» упростила работу менеджеров и сняла с них груз ответственности. Теперь продавцы видят, кому и когда отправили дорогостоящее оборудование для знакомства и тестирования, а также знают, когда необходимо запросить обратную связь от заказчика и узнать его решение о покупке.
Интеграция Битрикса с каналами трафика позволила не терять входящие заявки. Теперь все коммуникации сотрудников из разных подразделений удобно «поднять» прямо из карточки сделки.
Создание отдельного блока для отдела маркетинга позволило решить задачу по оцифровке регулярных задач, связанных с мероприятиями. Больше не удастся пропустить важные выставки, и будет большой запас времени на качественную подготовку для участия в них.
Благодаря функционалу Битрикса в качестве корпоративного портала HR-отделу стало легко информировать всех сотрудников компании о новостях и событиях, удобно вести любую деятельность в отношении работающего и будущего персонала.
Смотрите другие кейсы
