Внедрение Битрикс24 для юридической компании «Арбитр»
Юридическое бюро «Арбитр» с 2008 года оказывает комплексные услуги в области корпоративного права и ведения бухгалтерского учета для малого и среднего бизнеса.
Проблемы отдела продаж
- Сотрудники уже работали в Битрикс24, но в нем творился настоящий хаос.
Воронки продаж были выстроены не в соответствии с бизнес-процессами компании. Поэтому у руководителя отсутствовало понимание, почему “отваливались” клиенты и кто из менеджеров был виноват. Не было возможности отслеживать и своевременно корректировать подобные ситуации. Поэтому возникла необходимость «пересобирать» систему, наведя в ней порядок.
- Потеря клиентов в CRM и застревание лидов.
Собственнику было очевидно, что по вине менеджеров и «кривой» СРМ-ки было утеряно много клиентов. В системе «подвисли» многотысячные лиды, которые создали настоящую путаница в Битриксе. На момент обращения в карточке лидов было по 5000-7000 тысяч неотработанных обращений.
- Не интегрированы каналы трафика.
У заказчика много каналов входящего трафика: 4 сайта, телефония, соц. сети мессенджеры, формы обратной связи, онлайн-чаты, электронная почта. Требовалось интегрировать Битрикс24 с каждым источником.
- Множество направлений деятельности, которые нуждались в оцифровке.
Компания оказывает широкий спектр юридических услуг, среди которых регистрация фирм, ликвидация ООО, осуществление процедур банкротства, юридические адреса, СРО и тд. Сотрудники четко разделены по направлениям деятельности: 4 менеджера специализируются на ликвидации предприятий, 4 бухгалтера, 1 сотрудник направления «Банкротство», а также есть руководитель отдела продаж. Необходимо было разделить и оцифровать направления.
- Объемный документооборот, отнимающий много времени.
В юридической сфере – длинный документооборот. И ранее сотрудникам приходилось заполнять типовые документы вручную, тратя на это много рабочего времени.
- Не было понятной аналитики.
Руководитель не понимал загрузку менеджеров в течение рабочего дня, от этого – субъективность оплаты их работы. Информации о том, сколько клиентов они обработали и сколько сделок закрыли, – не было. Поэтому выстраивать стратегию роста, опираясь исключительно на интуицию, не подкрепленную объективными оцифрованными показателями аналитики, – оказывалось нецелесообразно и не серьезно.
Внедрение CRM
- Разделили направления деятельности
Все направления деятельности компании мы разделили в отдельные воронки: Регистрационные услуги, Пролонгация, Юр. Адреса, Бухгалтерия – Продажа, Бухгалтерия – Платежи, Вступление в СРО, Купить ООО, Продать ООО, Банкротство. Обязательно выделили отдельную воронку Подогрев.
- Интегрировали Битрикс24 с сайтами компании
Мы подключили к CRM-системе формы сайтов 4-х сайтов заказчика: теперь, при заполнении клиентом форм, введенная информация попадает в карточку лида / сделки клиента, что позволяет оперативно работать с обращениями.
- Подключили онлайн-чат
Подключили и настроили онлайн-чат для интеграции на четырех сайтах, чтобы при написании клиентом сообщения, в Битрикс автоматически создавалась открытая линия, позволяющая вести коммуникации с клиентом из карточки Лида.
- Интегрировали соц.сети
Мы подключили все социальные сети, которые использовал заказчик для общения с клиентами (Вконтакте, Фэйсбук, Инстаграм, Одноклассники, Авито) и мессенджеры (Viber, Telegram, Whatsapp). Теперь все сообщения от клиентов автоматически приходят в Битрикс24.
- Настроили почту
Настроили персональные корпоративные ящики сотрудников, чтобы можно было отправлять письма клиентам, не выходя из системы, прямо в карточке сделки.
- Навели порядок в системе
Разгребли хаос в Битрикс24. Мы очистили систему и навели порядок, чтобы было видна актуальная работа сотрудников по обработке клиентов. Избавили от “подвисших” 7000 неотработанных лидов.
- Автоматизировали документооборот
Мы решили одну из ключевых задач клиента – долгий и сложный документооборот. Чтобы избавить сотрудников от лишней рутинной работы по составлению договоров вручную, мы «забили» в систему все нужные шаблоны. Теперь информация по клиенту «подтягивалась» в шаблон договора, и он заполнялся автоматически.
Итоги
Основным пожеланием заказчика было «пересобрать Битрикс и навести порядок». Мы избавились от хаоса в системе, где, например, отображались многотысячные лиды. Теперь менеджеры ведут всё аккуратно и системно, своевременно актуализируя статус обработки клиентов и не накапливая «хлам».
Клиентская база настроена и систематизирована по категориям. Кроме того, вся история контактов и переписки сохранены, а персональные данные и документы по каждому юридическому случаю надежно защищены «под замком» системы. Теперь документы по делам и проектам хранятся в едином пространстве с упорядоченным доступом.
Нам удалось решить большую проблему, связанную с долгим документооборотом. Заведение шаблонов с автозаполнением данных из базы избавило сотрудников от рутины. Шаблоны договоров, бланков, отчетов позволили выполнять типовые операции в разы быстрее и сводить ошибки из-за человеческого фактора к минимуму.
Перенастройка воронок в соответствии с видом деятельности юридического бюро позволила секретарю, который принимает входящие обращения, перенаправлять соответствующему менеджеру в зависимости от его специализации.
Мы избавили заказчика от проблемы «Хронического недозвона клиентов». Благодаря интеграции системы с многочисленными источниками входящего трафика, в том числе с телефонией, клиенты перестали теряться.
Вскоре, после перенастроенной логике Битрикс24, заказчик получал прозрачную и оцифрованную аналитику по источникам входящего трафика. Стало понятно, откуда чаще всего приходят обращения, «работает» ли настроенная реклама в Яндекс Директе и «выстреливает» ли СЕО-продвижение, которому на протяжении последних 7 лет уделяют в компании много внимания.
Нами было проведено обучение всех сотрудников и собственника пользованию обновленного Битрикс24. Теперь работа в системе ведется тщательно и чисто. Руководитель может эффективно ставить и отслеживать выполнение задач, держать всю информацию по клиентам в одном месте и собирать статистику по рекламным источникам.
Смотрите другие кейсы
