«Русгеосинт» уже на протяжении 10 лет занимается поставкой и разработкой геосинтетических строительных материалов необходимых в строительстве дорог, укреплении откосов и их ремонте. Компания занимает лидирующие позиции в сфере производства геосинтетических материалов.

Проблемы отдела продаж

- клиенты компании «Русгеосинт» – крупные строительные организации. Занять положение постоянных поставщиков у них – непростая задача, которая требует активности, внимательности и высокой ответственности менеджеров. Но у них не всегда получалось  своевременно реагировать на запросы, быстро предоставлять условия, четко осуществлять поставки и отгрузки;

- в процессах проработки заявок участвуют отдел продаж, отдел логистики и отдел снабжения. В результате такой сложной и продолжительной цепочки согласований при продаже продукции руководитель упускал, кто именно нарушает сроки проработки вопроса потенциального клиента, на каком этапе имеются слабые места и «проседания»;

- отдела продаж «Русгеосинт» работал в Битрикс-24, но система не давала РОПу аналитики, какие компании не прорабатываются, где просрочки и что именно делал менеджер в течение дня;

- нерегулярность потребности в поставках у каждого клиента отличается, т.к. одни берут продукцию раз в месяц, другие – раз в квартал. Поэтому решение о повторном проработке клиентов с универсальным сроком не подходило под формат «Русгеосинт»;

- руководитель не мог круглосуточно контролировать работу своих сотрудников и следить за тем, какие задачи выполняют менеджеры в течение рабочего дня.

Внедрение CRM

-  мы импортировали клиентскую базу, просегментировав по типам компаний. Всех клиентов распределили по менеджерам;

- завели на портал всех сотрудников, участвующих в процессе продаж – менеджеров по продажам, а также логиста и специалиста по снабжению. Всем сотрудники стали автоматически получать задачи по своим зонам ответственности: подбору транспорта, организации партии для отгрузки;

- установили счетки по количеству отгрузок;

- настроили интеграцию с сайтом компании для получения заявок;

- разработали кастомное решение по автоматической смене статусов клиентов, исходя из закрытых сделок по ним. Мы выделили 3 категории клиентов: рабочий, закрытый и новый. При формировании звонка или письма, система проверяет наличие клиента в базе. При отсутствии его, система присваивает ему категорию «Новый». При совершении клиентом хотя бы 1 отгрузки, система присваивает ему статус «Рабочий». В случае повторных проработок и выявления потребностей, они автоматом отправляются в подогрев. Если при звонке клиенту выясняется о том, что компании больше не существует, ей присваивается статус «Закрытый». У заказчика есть возможность  анализировать базу: сколько новых клиентов в проработке, сколько – в работе, сколько активных и планируемых сделок;

- распределили базу клиентов в статусе «Рабочие» равноценно среди менеджеров, чтобы нагрузка на сотрудников по работе с покупателями была равномерной;

- в связи с нерегулярностью у клиентов потребности в поставке и различии в сроках повторной проработки разработали особую схему для «Русгеосинт»: менеджер при закрытии сделки указывает дату следующей планируемой закупки. У  телемаркетолога формируется задача про повторный прозвон  клиентов для выявления потребности именно на дату, которую указывает менеджер;

- в целях отслеживания KPI менеджеров сформировали справочник задач для оценки эффективности работы сотрудников;

- настроили sms- и e-mail-рассылки для повышения лояльности клиентов.

Итоги

За счет заведения на портал сотрудников отдела продаж, логиста и специалиста по снабжению упрощен процесс продаж: с продажников снята большая часть работы по координации всех действий. Таким образом, менеджер может просто наблюдать за статусом по выполнению работы коллег: по подбору транспорта, организации отгрузки. Цикл согласований сократился.

За счет интеграции amoCRM с сайтом компания «Русгеосинт» не теряет ни одной заявки. У РОПа появилась возможность отслеживать, на каких этапах воронки продаж теряется больше всего клиентов, чтобы видеть узкие места бизнеса. Кроме того, РОП может отслеживать KPI менеджеров и контролировать выполнение задач в течение рабочего дня. Такой подход помог повысить показатели эффективности работы менеджеров до 93%.