Внедрение Битрикс24 для оптовой компании AgroDry
AgroDry – официальный поставщик мобильных сушилок для зерна турецкого бренда OZSU, который с 1979г. завоевал доверие в 50+ странах мира и выпускает 350+ сушилок в год.
Проблемы отдела продаж
- Не оцифрованный процесс продажи.
Специфика работа отдела продаж заключается в том, что менеджеры работают не в офисе, за компьютерами, а продажи осуществляются через встречи. Специалисты выезжают непосредственно к потенциальным покупателям, в поля, для того чтобы организовать презентацию товара. При этом этапность продажи оставалась «скрытой» для руководителя отдела продаж и собственника. Не было понятно, на каком этапе и по какой причине «отваливают» покупатели.
- Саботаж сотрудников.
На первичном аудите перед внедрением CRM мы выяснили: компания давно приобрела Битрикс24. Но менеджеры в нем не работали, предпочитая фиксировать сделки и задачи по каждому клиенту «вручную». Задача команды PinscherCRM заключалась не только в технической настройке системы для отдела продаж Заказчика. Нам необходимо было преодолеть коммуникационный барьер и работать с убеждениями персонала, «воспитывая» привычку пользоваться Битрикс24 в своей работе.
- Отсутствие аналитики по эффективности работы менеджеров.
Менеджеры уезжали на презентации продукции, работали «сами по себе» и были бесконтрольны. Собственник обозначил, что ожидает от внедрения CRM-системы возможность снимать прозрачную и объективную аналитику по результатам каждого продавца, чтобы рассчитывать корректную мотивацию и оценивать КПД менеджеров для компании.
- Хаос в клиентской базе.
Клиентская база была «засорена» дублями контактов, что усложняло работу менеджеров. Кроме того, база не была сегментирована по категориям клиентов (новый / постоянный / не растущий) и не отфильтрована по субъектам РФ.
Внедрение CRM
- Выстроили логику бизнес-процессов.
По итогам проведенного аудита отрисовали бизнес-процессы Заказчика, изобразив их в виде наглядной блок-схемы.
- Настроили воронку Лиды.
Воронка лидов предназначена для холодной проработки специалистами колл-центра.
- Настроили воронку Выявление потребностей.
Данная воронка предназначена для двух категорий клиентов: отказников и тех, которые уже ранее приобретали продукцию Компании.
- Настроили воронку Продажа.
Классическая воронка предназначена для обработки клиента менеджером отдела продаж, которого после выявления потребности «закрывают» на заключение договора.
- Настроили воронку Поставка оборудования.
Выстроили отдельную производственную воронку, в которой работают менеджер отдела продаж, собственник и установщики оборудования, которые приезжают непосредственно к покупателям.
- Интегрировали телефонию с Битрикс24.
Настроили и подключили телефонию Мегафон, позволяющую записывать звонки и отправлять их в персональную карточку клиента.
- Настроили интеграцию CRM-системы с электронной почтой.
Произвели настройку системы распределения заявок с корпоративных почт, а также синхронизацию писем в карточке клиента.
- Настроили шаблоны документов.
Произвели настройку автоматического формирования документов: теперь договора, КП, акты и прочие документы Компании генерируются непосредственно из Битрикс24, экономя время менеджеров на их формирование вручную.
- Навели порядок в клиентской базе.
Мы избавились от многочисленных дублей в клиентской базе, настроили автоматическую сегментацию клиента в базе (новый / постоянный / не растущий). Сделали разбивку клиентской базе по Субъектам РФ.
- Сформировали систему контроля качества.
В рамках работы настроили логику прохождения контроля забракованных сделок.
- Настроили роботы и триггеры.
Настроили:
– Задачи, навигирующие сотрудников на разных этапах сделки и уведомляющие руководителей о наступлении событий;
– Смену статуса сделки исходя из заполненных полей в карточке;
− Создание на основании сделки/лида новых сущностей (сделка/счет/предложение/документа и пр.);
− Уведомление менеджера о проявленной активности от клиента;
− Подписку клиентов на показ рекламы Вконтакте
- Провели обучение по работе в Битрикс24.
Наша команда организовала 10 персональных обучений для менеджеров, максимально сдерживая саботаж и возражения, пытаясь воспитать привычку работать в CRM-системе и убедить в полезности программы для повышения личной эффективности каждого из них.
Итоги
Этот Проект внедрения CRM-системы оказался особенным. Он больше не про техническую настройку. Он про системную, аккуратную и бережную работу с людьми.
Сотрудники Компании были настроены скептически ко внедрению Битрикс24. Команда PinscherCRM столкнулась с открытым саботажем менеджеров и руководителя отдела продаж. В ходе этого Проекта было всё: и сила привычки (когда сотрудники не понимали, зачем что-то менять), и неуверенность в освоении новых навыков работы в программе, и боязнь излишнего контроля. Поэтому мы провели намного больше обучений для сотрудников, чтобы не просто рассказать и показать работу в Битрикс24. Но, и чтобы выработать привычку, адаптировать, развеять все сомнения, страхи и панику.
По итогам Проекта все менеджеры научились работать в Битрикс24. В системе начали появляться сделки, появилась наглядная информация об этапности продаж. Теперь можно проанализировать, на каком этапе и по какой причине «сливается» клиент.
Кроме того, есть объективная аналитика по работе каждого менеджера: видно, чем он занят, на каких встречах задействован, насколько эффективно дожимает клиентов.
Благодаря интеграции почты и телефонию с CRM ни одна заявка не остается упущенной: все обращения автоматически фиксируются в системе. Забыть или не заметить – невозможно.
Более 3-х часов в неделю нам удалось сэкономить в работе менеджеров благодаря настройке шаблонов документов: ключевые документы Компании (договора, акты, коммерческие предложения) генерируются прямо в Битрикс24. Менеджерам больше не нужно тратить время на формирование файлов вручную.
Смотрите другие кейсы
