Внедрение Битрикс24 для оптовой компании «Инструментальные технологии»
«Инструментальные технологии» — компания, предлагающая комплексные услуги по профессиональному подбору, оперативной поставке и внедрению на производство
высокотехнологичного инструмента для металлообработки.
Проблемы отдела продаж
- Отделы компании не консолидированы
Не было взаимодействия между ключевыми подразделениями компании. Каждый отдел «варился в своей каше», и не было ощущения цельности команды. При отсутствии коммуникаций между ними передача задач и согласование вопросов затягивалось. Неизбежен был и риск ошибок и недочетов по причине человеческого фактора: не так услышали, не тому передали, забыли, упустили. Собственник компании поставил перед командой PinscherCRM объединить отделы в единой информационном пространстве, чтобы коммуникации по рабочим вопросам осуществлялись оперативно и корректно. Тогда нам стало понятно, что наиболее подходящей для Клиента будет CRM-система Битрикс24 с функционалом корпоративного портала.
- Отсутствие аналитики
Ранее Заказчик работал в amoCRM. Но она не была настроена под логику бизнес-процессов. Поэтому собственник не имел возможности «снимать» корректную оцифрованную аналитику. В постановке стратегии развития бизнеса он опирался не на точные цифры и графики, а на чуйку и следование ощущения «вслепую».
- Менеджеры «мухлевали» в CRM-системе
Что происходит, когда неверно настроены права доступа по менеджерам? Они имеют слишком много полномочий и распоряжаются сделками, как считают нужным: удаляют, копируют, переносят. Именно эта ситуацию команде PinscherCRM и требовалось искоренить у Заказчика.
- Масса нецелевых сделок из-за ошибок с телефонией
Мы столкнулись с некорректной работой телефонией у Заказчика. В компании ежедневно осуществлялось множество звонков, в том числе внутренних, между коллегами из отделов. Телефония фиксировала все звонки, создавая на каждый – входящую сделку. В итоге все эти нецелевые звонки «плодили» огромное количество сделок, создавая в CRM-системе «свалку».
- Бесконтрольные коммуникации менеджеров
CRM-система Заказчика не была интегрирована ни с одним из мессенджеров. Продавцы использовали личные номера телефонов и общались с клиентами посредством вотсап и вайбер. У руководителя не было возможности отследить эти коммуникации, поэтому перед командой PinscherCRM была поставлена задача сделать все касания с клиентами прозрачными.
- Потерянные заявки
Сайт Компании не был интегрирован с CRM. Многочисленные обращения, поступающие через сайт, приходили на почту. И человеческий фактор часто оказывался причиной проблем: заявки на почте терялись, не замечались. А с ними и упускалась прибыль собственника.
- Большие затраты времени на организацию планерок
В Компании часто проводятся планерки. За их организацию отвечает помощник собственника. Ему требовалось немало времени на то, чтобы с каждого отдела собрать информацию, аккумулировать ее. А приглашать участников приходилось лично, доходя до каждого сотрудника ногами. Заказчик нуждался в едином портале, объединяющим весь коллектив в общем информационном поле.
Внедрение CRM
- Оцифровали логику бизнес-процессов
По итогам проведенного аудита с Заказчиком команда PinscherCRM отрисовала логику бизнес-процессов в компании, отобразив их в виде наглядной блок-схемы.
- Настроили интеграцию с сайтом
Подключили к Битрикс24 сайт Компании. Осуществили настройку системы распределения заявок в воронках и по менеджерам, проброс UTM меток, заполнение источника и точки входа, а также контроль дублей на стороне Битрикс24 для заявок с сайта, отправка уведомлений менеджерам о повторном обращении клиента в случае существующей уже в работе сделки. Теперь все заявки клиентов на сайте автоматически подгружаются в Битрикс24 и становятся задачей менеджеру на проработку новой сделки.
- Перенастроили интеграцию с телефонией
Внесли корректировки в маршрутизацию вызовов существующей ВАТС, с учетом логики настроек Битрикс24. Теперь все звонки с телефонии корректно подгружаются в Битрикс24.
- Подключили мессенджеры и соцсети
Настроили интеграцию с группой Вконтакте, мессенджерами whatsapp, viber, telegram. Диалоги переписок отображаются в карточках сделки, в лидах в Битрикс24. Ни одна заявка не теряется, все коммуникации менеджеров с клиентами прозрачны.
- Настроили «Календарь событий»
Осуществили настройку корпоративного календаря всей компании, календарей отделов, персональных календарей. Настроили доступы на просмотр и редактирование задач между сотрудниками. А также создали календари, общие чаты, блоки задач и папки на диске для каждой группы.
- Настроили автоматическое формирование документов
Загрузили шаблоны наиболее используемых документов Компании в Битрикс24: теперь они формируются автоматически в CRM-системе, подгружая данные Клиента прямо из карточки сделки / компании.
- Создали Базу Знаний
Разработали единую базу документов, отдельных дисков отделов, проектов, пользователей. Синхронизировали папки с Google-аккаунтом, настроили основных правил распределения прав к папкам, создает автоматическое формирование папок по клиентам отдела продаж и тех. поддержки.
- Осуществили настройку роботов и триггеров
Настроили роботов и триггеров: задачи, навигирующие сотрудников на разных этапах сделки и уведомляющие руководителей о наступлении событий; смена статуса сделки исходя из заполненных полей в карточке; создание на основании сделки/лида новых сущностей (сделка/счет/предложение/документа и пр.); уведомление менеджера о проявленной активности от клиента; подписка клиентов на показ рекламы Вконтакте и другие соцсети; отправка e-mail/смс-уведомлений клиентам.
Итоги
Благодаря совместной работе с командой PinscherCRM Заказчик испытал на себе все плюсы работы в Битрикс24.
Мы устранили все «косяки», связанные с потерей заявок. Теперь все источники входящего трафика – сайт, телефония, соцсети, мессенджеры – интегрированы с CRM-системой и корректно настроены. Не заметить, забыть или «забить» на обращения клиента невозможно. Единственный возможный сценарий – взять заявку в работу.
Все коммуникации менеджеров стали прозрачными: больше никаких вотсапов и вайберов с личных телефонов. Диалоги контролируются руководителем, а, значит, можно оценить, насколько эффективно продавец старается обработать клиента и выжимает максимум, чтобы подвести сделку к успеху.
У собственника появилась прозрачная аналитика по всем показателям бизнеса: ключевые отчеты собраны в одном месте и генерируются автоматически в режиме реального времени. Он знает самые эффективные источники клиентов, может проанализировать, сколько заявок завершились продажей, какова сумма закрытых сделок и сколько звонков совершил каждый менеджер. На наглядной диаграмме в виде воронки продаж он видит «узкие» места и определяет ошибки сотрудников.
Нам удалось решить проблему консолидации отделов Компании. Теперь все подразделения объединены работой в едином портале Битрикс24. В рамках него сотрудники могут ставить друг другу задачи, общаться в чатах, создавать группы, планировать собрания и планёрки в календаре, а также вести все сделки в CRM, что повысило прозрачность и качество работы сотрудников.
Смотрите другие кейсы
